التعيينات والرموز في الجدول الزمني. رسائل في الجدول الزمني ملء الجدول الزمني

يجب على جميع أصحاب العمل الاحتفاظ بجدول زمني في عام 2016. نموذج الجدول الزمني لعام 2016 لمعظم المؤسسات (باستثناء مؤسسات الميزانية) يمثل شكل نموذجيرقم T-13 أو رقم T-12. يمكن لأصحاب العمل استخدام النماذج المطورة ذاتيًا والمعتمدة. من المقالة سوف تتعلم ما هو الإجراء الخاص بالحفاظ على الجدول الزمني ، وكيفية ملء الجدول الزمني عندما يكون التحول جزئيًا في الليل ، وكذلك كيفية ملء الجدول الزمني إذا كان الموظف يعمل عن بُعد.

في هذه المقالة سوف تتعلم:

• ما هي إجراءات الاحتفاظ بجدول زمني؟
• كيفية ملء الجدول الزمني عندما يكون التحول جزئيًا في الليل ؛
• كيفية ملء الجدول الزمني إذا كان الموظف يعمل عن بعد.

يُلزم قانون العمل صاحب العمل بتتبع الوقت الفعلي الذي يعمل فيه كل موظف: المعيار المقابل منصوص عليه في الجزء 4 من المادة 91 قانون العمل... تصبح وثيقة المحاسبة الرئيسية ، كقاعدة عامة ، الورقة الزمنية (النموذج الموحد T-12 ، T-13) ، والتي تتطلب ملء يومي. في حالة عدم وجود مثل هذا المستند أو تنفيذه بشكل غير صحيح ، يمكن تحميل صاحب العمل المسؤولية ، وبالتالي يتعين على جميع المنظمات الاحتفاظ بجدول زمني في عام 2016 ومراقبة امتثال الموظفين للنظام المعمول به.

لا تفوت: المقال الرئيسي لهذا الشهر بقلم خبير ممارس

خمس نصائح لجدول المناوبة عندما لا يكون من الواضح كيفية وضع جدول زمني.

إعداد الجدول الزمني لعام 2016

من الصعب المبالغة في تقدير أهمية المحاسبة الدقيقة لساعات العمل: ورقة زمنية تحتوي على بيانات عن العدد الدقيق لأيام وساعات العمل من قبل الموظفين تستخدم كأساس لحساب الأجور ، وتستخدم في تشكيل التقارير الإحصائية وتؤكد الحقيقة بوضوح الامتثال أو عدم الامتثال من قبل الموظفين لساعات العمل التي يحددها صاحب العمل. يتم تنفيذ إعداد الجدول الزمني لعام 2016 بواسطة شخص مخول (غالبًا ما يكون ضابط الوقت أو موظفًا في خدمة الموظفين) في نسخة واحدة ، وبعد ذلك يتم توقيع المستند من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ونقله إلى قسم المحاسبة.

استمارة الجدول الزمني لعام 2016

النماذج الموحدة T-12 و T-13 المستخدمة لحساب وقت العمل متطابقة عمليًا من حيث تكوين المتطلبات. للتذكير ، يمكن للمؤسسات استخدام النماذج المطورة ذاتيًا والمعتمدة. بصريًا ، نموذج تسجيل الجدول الزمني لعام 2016 هو جدول يأخذ في الاعتبار حضور وتغيب موظفي المؤسسة (يتم تعيين كل موظف خاص به عدد الموظفينوخط منفصل). هناك طريقتان لملء النموذج: وضع علامة على جميع الحضور وعدم الحضور على أساس يومي ، أو تحديد وصول الموظف المتأخر فقط ، وغيابه عن مكان العمل وأنواع أخرى من الانحرافات عن جدول العمل العادي. عند التعبئة ، يتم استخدام علامات الرمز - أبجديًا أو رقميًا. هنا بعض منهم:

• الحضور في العمل - أنا (01) ؛
• طريقة التحول- VM (05) ؛
• رحلة عمل - (06) ؛
• العمل في الليل H (02) ؛
• الإجازة السنوية الأساسية مدفوعة الأجر - OT (09) ؛
• إجازة مدفوعة الأجر إضافية فيما يتعلق بالتدريب - U (11) ؛
• التدريب أثناء العمل - الكمبيوتر الشخصي (07) ؛
• إجازة الأمومة أو فيما يتعلق بتبني طفل - P (14) ؛
• عجز مؤقت مع تعيين المزايا - ب (19) ؛
• العجز المؤقت دون منح المزايا - T (20) ؛
• التغيب - OL (24) ؛
• يوم عطلة أو إجازة عطلة - ب (26) ؛
• التعطل بسبب خطأ الموظف - نائب الرئيس (33) ؛
• الغياب عن العمل فيما يتعلق بأداء الواجبات الحكومية أو العامة - G (23).

يتم ملء النموذج على النحو التالي: في الأعمدة 2-3 ، يتم إدخال معلومات حول الموظف (المنصب ، الاسم ، رقم الموظف) ، في العمود 4 ، يتم إدخال رمز الحضور أو عدم الحضور في العمل. يتم تمييز كل يوم في التقويم في مربع منفصل. عدد ساعات العمل في يوم العمل محدد بموجب رمز التعيين ؛ إذا تم تسجيل وقت العمل بالأيام ، فيمكن ترك الخلية السفلية فارغة.

يعكس العمود 5 عدد أيام وساعات العمل خلال نصف شهر ، في العمود 6 - مؤشرات مماثلة للشهر. يحتوي النموذج T-13 على أعمدة من 7 إلى 9 ، تم تصميمها لتسجيل المعلومات حول الأجور: يتم ترميزها وفقًا لنوع الأجور (على سبيل المثال ، الأجور وبدلات السفر - الرمز 2000 ، ودفع الإجازة - 2012 ، ودفع الإجازة المرضية - 2300 ، إلخ. .). تمتلئ الأعمدة المتبقية من الجدول ببيانات عن أسباب التأخير والتغيب عن العمل.

الأسئلة التي تنشأ من ضباط شؤون الموظفين عند وضع الجدول الزمني

لا يتبع أصحاب العمل دائمًا التفاصيل الدقيقة لملء وتخزين واستخدام النماذج T-12 و T-13. ستساعد الإجابات على الأسئلة الأكثر إلحاحًا الناشئة عن ضباط شؤون الموظفين عند وضع جدول زمني في منع الأخطاء.

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بجدول زمني مكتمل؟

وفقًا للمادة 586 "قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والسلطات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" ، يجب الاحتفاظ بالجدول الزمني لمدة 5 سنوات على الأقل ، وإذا كان كذلك يستخدم لتسجيل وقت العمل للموظفين الشاق أو الضار ، ويمتد العمر الافتراضي إلى 75 عامًا.

ما هي مراحل حركة صحيفة الوقت التي ينبغي توقعها في تطوير الوثائق المحلية التي تحكم قواعد إعدادها ونقلها؟

المسار القياسي الذي يسلكه الجدول الزمني هو خمس خطوات:

• التسجيل؛
• السيطرة على صحة التكوين ؛
• نقل للتوقيع
• التحويل إلى المحاسبة
• النقل للتخزين اللاحق وفقًا للمعايير المعتمدة في المنظمة (إلى قسم شؤون الموظفين والأرشيف وما إلى ذلك).

عند إعداد جدول سير العمل ، تأكد من إدخال جميع المستندات المحاسبية فيه ، بما في ذلك الجدول الزمني ، وإجراء تعديل صغير على تفاصيل النموذج (مدة الإعداد ، والتأخيرات المحتملة في تقديم المستندات من قبل الموظفين لتأكيدهم. الغياب عن مكان العمل ، وكذلك الوقت الذي يقضيه في إجراء التصحيحات).

من ، إلى جانب ضابط الوقت ، يمكنه الاحتفاظ بالجدول الزمني؟

ينص التشريع على إمكانية ملء الجدول الزمني ليس فقط من قبل منظمي الوقت (خاصة وأن كل مؤسسة لا توفر مثل هذا المنصب) ، ولكن أيضًا من قبل الأشخاص المرخص لهم. اعتمادًا على نظام تتبع الوقت المعتمد ، قد يتم تفويض هذه المسؤوليات إلى الموظف. قسم الموارد البشرية، أخصائي موارد بشرية أو رئيس وحدة هيكلية. يجب أن ينعكس هذا الفارق الدقيق في المسمى الوظيفيوعقد عمل الموظف الذي يملأ الجدول الزمني.

كيف تملأ الجدول الزمني إذا كان الموظف يعمل عن بعد؟

إذا كان الموظف يعمل عن بعد ، فلا يزال يتعين على صاحب العمل تتبع وقت عمله (). ينص التشريع على طريقتين لتسجيل ساعات العمل في بطاقة التقرير: طريقة التسجيل الكامل للحضور والتغيب عن العمل وطريقة تسجيل الانحرافات فقط - التغيب ، الوصول المتأخر ، ساعات العمل الإضافيإلخ لتتبع وقت العمل موظف عن بعد، يمكنك استخدام أي من هذه الطرق.

إذا كان لدى المنظمة عمال عن بعد ، فيمكن أن ينعكس إجراء تسجيل وقت عملهم في قانون محلي (المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

تعتبر تفاصيل العمل عن بُعد أكثر اتساقًا مع طريقة تسجيل الانحرافات ، نظرًا لأن ضابط الوقت ليس لديه معلومات حول حضور الموظف في العمل. إذا لم يكن هناك تغيب أو عمل إضافي ، وما إلى ذلك ، فسيتم إدخال البيانات النهائية فقط لنتائج عمل الموظف للنصف الأول والثاني من الشهر في الجدول الزمني. إذا احتفظت بجدول زمني باستخدام طريقة التباين ، فلن تحتاج إلى تسجيل أيام العمل في الجدول الزمني. الخلية الفارغة في بطاقة التقرير تعني يوم عمل.

ومع ذلك ، إذا احتفظت بجدول زمني لعامل بعيد باستخدام طريقة الانحراف ، فقد تنشأ صعوبات فنية (عند إدخال المعلومات في برنامج 1C ، وما إلى ذلك). في هذه الحالة ، تكون طريقة التسجيل المستمر للحضور والتغيب أكثر ملاءمة.

مثال لملء الجدول الزمني في عام 2016

على الرغم من الخوارزمية البسيطة ، إلا أن ملء نموذج T-12 أو T-13 قد يكون صعبًا. لتبسيط المهمة ، يمكنك ببساطة تنزيل وطباعة نموذج الجدول الزمني الجاهز ، ثم ترتيبه ، مسترشدًا بنمط الملء. في قاعدة البيانات الخاصة بنا وثائق الموظفينيتم تقديم عينة من ملء جدول زمني في المواقف القياسية ، بالإضافة إلى خيارات لتصميمه بتنسيق ظروف خاصة(عندما يعمل الموظف بدوام جزئي أو وفقًا لجدول من "ثلاثة أيام" ، يأخذ أيام إجازة إضافية لرعاية طفل معاق ، ويذهب إلى العمل غير المكتمل وقت العملخلال إجازة الوالدين ، وما إلى ذلك).

دعنا نعطي مثالاً على ملء جدول زمني في موقف يكون فيه التحول جزئيًا في الليل.

دعنا نذكر أن وقت الليل يعتبر من 22.00 إلى 6.00. يتم دفع العمل خلال هذه الفترة بمبلغ متزايد. إذا كان جزء من الوردية يقع في النهار ، وجزءًا - في الليل ، يتم تمييز العمل أثناء النهار برمز الحرف "I" ، وفي الليل - بالرمز "H". يشير الخط السفلي إلى وقت التشغيل بالساعات والدقائق. يمكنك استخدام الأكواد الكسرية أو إضافة سطور إضافية إلى الجدول الزمني.

يجب على كل منظمة الاحتفاظ بسجلات لتوافر الموظفين في أماكن العمل الخاصة بهم على أساس يومي ؛ لهذا ، يستخدم قسم شؤون الموظفين نموذجًا موحدًا للجدول الزمني في شكل T-13. يسمح لك بتسجيل وجودهم وتأخرهم وغيابهم ، والتي قد تنشأ لأسباب مختلفة ، صحيحة وغير صالحة. بناءً على ورقة البيانات في نهاية الشهر ، يحسب قسم المحاسبة أجورالموظفون ، ولا سيما الموظفون الذين تتشكل أجورهم على أساس وقت التواجد في مكان العمل.

أداء بطاقة التقرير دورا مهمافي عمل المؤسسة ، من تسجيل حضور الموظفين في مكان العمل ، إلى حساب أجورهم. لكل حدث ، تم إدخال رمز خاص يمكن أن يعكس وقت يوم العمل والمرض ورحلة العمل والإجازة ، بما في ذلك التأخير وغياب الموظف في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك هذا المستند بتتبع معايير أسبوع العمل وإجراء بعض التعديلات على سير العمل.

لذلك ، بناءً على ورقة البيانات ، يمكن للمدير أن يأخذها قرارات معينةلتغيير أسبوع عمل الموظف ، في حالة حدوث إرهاق ، يمكن أن يحدث هذا غالبًا مع جدول عائم أو استبدال موظف مريض. أيضًا ، على أساس ورقة البيانات ، يمكنك اتخاذ قرار ، سواء بشأن المكافآت والحوافز للموظف أو المكافآت وفرض عقوبة.

يرجى ملاحظة أن الجزء الأول من الجدول الزمني ، للنصف الأول من الشهر ، يتم تقديمه إلى قسم المحاسبة لحساب الدفعة المقدمة للأجور ، وعلى أساس جدول زمني مكتمل بالكامل ، يتم إجراء حساب كامل للأجور.

نموذج لملء صحيفة الوقت

يمكن ملء بطاقة التقرير بطريقتين ، يجب عليك اختيار البطاقة الأكثر ملاءمة وفهمًا:

1. يتم إدخال البيانات يوميًا - يشير النموذج إلى بيانات عن حضور الموظفين للعمل وعدم الحضور ، في حالة اكتشاف هذه الحقيقة.
2. يتم إدخال البيانات في النموذج فقط في حالة وجود انحرافات عن القيم الموحدة ، على سبيل المثال ، إذا لم يأتِ الموظف فجأة إلى العمل ، فيتم ملاحظة غيابه في هذه الحالة.

وسيلة إيضاح في الجدول الزمني

حدث	كود رقمي	رمز الرسالة
يوم العمل القياسي ، الموظف موجود في مكان العمل	01	وية والولوج
الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع. مع جدول قياسي 5/2 ، يكون هذا عادة يومي السبت والأحد. مع جدول فردي ، على سبيل المثال ، 2/2 يمكن أن يكون في أي يوم	26	الخامس
الموظف في إجازة سنوية مدفوعة الأجر	09	من عند
إجازة لرعاية طفل أقل من 3 سنوات	15	المبرد
إجازة مقدمة على النفقة الخاصة ، بدون أجر	16	قبل
إجازة الأمومة	14	ص
أجازة مرضية	19	ب
رحلة عمل	06	إلى
عدم حضور الموظف لظروف غير واضحة	30	NN

رمز نوع الأجور في الجدول الزمني

• الراتب وبدل السفر - 2000
• مكافآت الموظفين بموجب عقود مدنية (باستثناء الإتاوات) - 2010
• أجر الإجازة - 2012
• دفع عجز مؤقت عن العمل - 2300

تعبئة نموذج t-13

إن ملء الجدول الزمني ليس بالأمر الصعب بشكل خاص ، لذلك تختار خيار محاسبة مناسبًا لك وتضع البيانات والرموز المناسبة:

• الخامس "العمود 1"من الضروري الإشارة إلى الرقم التسلسلي التالي.
• الخامس "العمود 2"- البيانات الشخصية لكل موظف في المؤسسة ، حسب الوظيفة والاسم الكامل.
• "العمود 3"يحتوي على رقم موظف الموظف.
• الخامس "العمود 4"باستخدام رموز الحروف لكل موظف ، يتم إدخال البيانات الخاصة بكل يوم من أيام العبد ، ويكون الرمز المقابل في الخلية العلوية ، ويتم الإشارة إلى مدة العامل في الخلية السفلية. لذلك إذا تم ضبط الجدول 5/2 ، فسيكون يوم العمل 8 ساعات ، ويوم العمل بالجدول 2/2 سيكون 11 ساعة. يتم إدخال البيانات الخاصة بالنصف الأول من الشهر وللثاني في أعمدة منفصلة. أعلاه - للشوط الأول وتحت في النصف الثاني. في حالة العمل الزائد ، يجب على صاحب العمل تعويض الموظف عن وقت العمل المفرط سواء نقدًا أو بإجازة.
• الخامس "العمود 5"تمت الإشارة إلى إجمالي ساعات العمل بشكل منفصل في النصف الأول ، وبشكل منفصل عن النصف الثاني من الشهر.
• "العمود 6"يحتوي على القيمة الإجمالية لساعات العمل (مجموع العمود 5).
• الخامس "العمود 7"يتم إدخال البيانات على رمز الأجور.
• "المربع 8"يحتوي على بيانات حول الحساب المحاسبي لتعكس تكلفة الأجور.
• الأعمدة 10-13تُستخدم لحساب تغيب الموظف ، مع الإشارة إلى الرمز المناسب وعدد الأيام.

المواقف غير القياسية

إجازة غير مدفوعة الأجر

وفقًا للتشريعات ، يمكن التمييز بين الأنواع التالية من هذه الإجازات:

• لأسباب عائلية - "DO"
• إجازة بدون أجر ، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، على سبيل المثال ، بمناسبة حفل زفاف - "OZ"
• بناءً على قرار بشأن اتفاقية جماعية أو قرار صناعي - "DB"

إذا كانت هناك إجازات أثناء الإجازة

إذا كانت هناك إجازات خلال الإجازة المخصصة ، وفقًا لتقويم الإنتاج للعام الحالي ، فلا يتم تمييزها بالرمز "B". لذلك ، على سبيل المثال ، إذا ذهب الموظف في إجازة من 9 يونيو إلى 16 يونيو ، وخلال هذه الفترة كانت هناك عطلة عامة في 12 يونيو ، فبدلاً من الرمز (OT) ، من الضروري كتابة الرمز "B". هذا اليوم غير مشمول في فترة الإجازة مدفوعة الأجر.

المرض أثناء الإجازة السنوية

إذا أصيب الموظف أثناء الإجازة بمرض وقدم إجازة مرضية تأكيدًا لذلك ، فبدلاً من رمز "OT" ، من الضروري كتابة الرمز "B" ، وفقًا للإجازة المرضية. في هذه الحالة ، سيتم تمديد الإجازة طوال فترة المرض.

يجب على كل شركة ورائد أعمال يتصرفون كصاحب عمل ، عند استخدام عمالة الموظفين ، أن يأخذوا في الاعتبار ساعات عملهم. ينص التشريع على استخدام نموذج خاص لهذه الأغراض ، والذي يسمى الجدول الزمني. المسؤولون المسؤولون هم المسؤولون عن ملئها.

ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي على أنه يجب على كل صاحب عمل ، بغض النظر عن شكل الملكية ، الاحتفاظ بسجلات لساعات عمل موظفيه. لعدم وجود جدولة ، يتم توفير عقوبة إدارية لكل من المنظمة نفسها وموظفيها المسؤولين.

بطاقة التقرير عبارة عن نموذج يحتوي على معلومات حول أيام العمل لكل موظف ، بالإضافة إلى عدم الذهاب إلى العمل لأسباب صحيحة أو غير محترمة. يمكن إجراؤها بطريقتين:

1. يتم الاحتفاظ بجميع البيانات المتعلقة بوجود الموظفين أو غيابهم يوميًا.
2. يتم إدخال البيانات في الجدول الزمني في حالة الانحراف ، أي في حالة الغياب وعدم الحضور والتأخير وما إلى ذلك.

بناءً على المعلومات الواردة في هذا المستند ، يتم احتساب رواتب جميع موظفي الشركة. يسمح لك بمراقبة الامتثال انضباط العمل، وكذلك قاعدة مدة أسبوع العمل ، والمدة ، وأداء الواجبات في عطلات نهاية الأسبوع.

يحدد التشريع 40 ساعة عمل في الأسبوع لخمسة أيام ، و 36 ساعة عمل في الأسبوع لستة أيام.مع المحاسبة الملخصة ، قد يتم انتهاك القاعدة ، والشرط الرئيسي هو أن يتوافق مع مبلغ معين لفترة التقرير ، على سبيل المثال ، ربع.

عندما يأتي شيك إلى الشركة من مفتشية العمل ، فإن المستند الرئيسي الذي يطلبونه هو الجدول الزمني. وهو أيضًا المصدر الرئيسي لتشكيل التقارير الإحصائية حول العمالة والموظفين.

إجراء تطبيق الجدول الزمني

يتم تخصيص الجدولة لموظف معين ، يشرف عليه رئيس وحدته الهيكلية. يتم إجراء إدخالات سجل الدوام كل يوم.

وفقًا لقواعد القانون ، يحق للكيان الاقتصادي استخدام نموذج في شكل T-12 أو نموذج T-13 ، المعتمد من قبل Rosstat. يستخدم الخيار الأول لكل من المحاسبة عن فترة العمل وحساب الأجور. يمكن استخدام المستند الثاني إذا انعكس وقت العمل تلقائيًا.

أيضًا ، يمكن للشركة تطوير وثيقتها الخاصة ، مع مراعاة الاحتياجات الحالية. علاوة على ذلك ، يجب أن يحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية. برامج تسجيل شخصيتحتوي على نماذج موحدة.

يمكن ملء الجدول الزمني يدويًا أو باستخدام جهاز كمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، يتم إدخال جميع المعلومات في البرنامج ، ويتم طباعة النموذج نفسه في نهاية الشهر.

في هذه الحالة ، يتم استخدام تسميات خاصة في بطاقة التقرير. وهي أبجدية ورقمية. على سبيل المثال ، ينعكس عمل الموظف ضمن النطاق الطبيعي بالحرف I أو الرمز 01. أولاً ، يتم وضع الرمز في المستند ، ثم مدة العمل. لا يمكنك استخدام الأصفار فقط ، بل يجب تعبئتها على أساس المستندات الداعمة أو بطريقة أخرى.

يعكس الجدول الزمني طوال الوقت ، بما في ذلك رحلات العمل والإجازات والإجازات المرضية وما إلى ذلك. يمكنك كتابة نوع رمز الدفع في الجدول الزمني ، وهو رمز رقمي مكون من أربعة أرقام. على سبيل المثال ، يتم استخدام الكود 2000 للراتب ، 2010 لعقود القانون المدني ، 2012 للإجازة والتعويض ، 2300 للإجازة المرضية ، إلخ.

يتم إغلاق الجدول الزمني في اليوم الأخير من الشهر أو في اليوم التالي. يقوم الشخص المسؤول بتقديمها للتحقق والتوقيع إلى رئيس القسم ، ثم إرسالها إلى إدارة شؤون الموظفين. خدمة الموارد البشريةيتحقق من المعلومات من الجدول الزمني المقدم مع وثائق الموظفين. بعد ذلك ، يتم إرسال الجدول الزمني إلى قسم المحاسبة لعمل كشوف المرتبات.

مع الأخذ بعين الاعتبار أن بطاقة التقرير يجب أن تقدم في جزأين ، يتم توفير النصف الأول من الشهر لاحتساب السلفة على الأجور ، والنصف الثاني لاحتساب الراتب الكامل بناءً على نتائج العمل. شهر.

يتم حفظ المستند المستنفد في مجلدات خاصة ، وفي نهاية العام يتم إرساله إلى الأرشيف ، حيث يمكن تخزينه لمدة تصل إلى خمس سنوات. إذا كانت الشركة تتفق مع تقييم خاصهناك ظروف عمل ضارة وخطيرة ، يجب الاحتفاظ بهذا النموذج لمدة تصل إلى 75 عامًا.

عينة ملء ورقة الوقت

يرجى ملاحظة أنه من أجل الراحة وتوفير المعلومات بشكل أفضل للمثال ، قمنا بتعديل الجدول الزمني بشكل طفيف - تمت إزالة بعض الأسطر ، وتمت إضافة بعضها ، بينما لم يتم تغيير المعنى العام. في نهاية الصفحة ، يمكنك تنزيل نماذج للجداول الزمنية بتنسيق Excel.

تحتاج إلى البدء في ملء عنوان المستند. يشار هنا إلى الاسم الكامل للشركة ورمزها وفقًا لدليل OKPO ، في السطر التالي - للوحدة الهيكلية التي يتم إعداد ورقة الوقت هذه لها.

ثم يتم تسجيل الرقم التسلسلي للوثيقة وتاريخ الإعداد وأيضًا الفترة التي تغطيها (عادةً شهر تقويمي).

بعد ذلك ، يتم ملء الجزء الرئيسي من المستند.

العمود 1 - الرقم بترتيب السطر في ورقة الوقت هذه

العمودان 2 و 3 - الاسم الكامل. الموظف ، منصبه ، عدد الأفراد المعين.

يستخدم العمود 4 للسجل اليومي لحضور أو عدم حضور الموظف. لكل يوم ، يتم تخصيص خليتين ، واحدة أسفل الأخرى - في الأعلى ، يشار إلى رمز الرمز ، عادةً في شكل حرف أو رقم ، يتم إدخال عدد ساعات العمل في الأسفل ، أو يمكن تركه فارغة.

الرموز الأساسية لملء الحضور:

• أنا - إذا كان الموظف قد عمل بشكل كامل في يوم العمل.
• ك - إذا كان الموظف في رحلة عمل.
• ب - يشير هذا الرمز إلى عطلات نهاية الأسبوع و العطل.
• الوقت الإضافي - عندما يكون الموظف في الإجازة السنوية الرئيسية مدفوعة الأجر.
• ب- في حالة مرض الموظف (إجازة مرضية) أو العجز المؤقت عن العمل.
• TO - إذا أخذ الموظف إجازة بدون أجر (على نفقته الخاصة).
• ف- الإجازة الممنوحة للموظفة بمناسبة الحمل والولادة.
• ОЖ - إجازة لرعاية طفل دون سن 3 سنوات.
• НН - إذا لم يظهر الموظف عند مكان العمللأسباب غير واضحة. يمكنك إما ترك مساحة فارغة أو تحديد هذا الرمز حتى يتم توضيح سبب الغياب ، وإذا كانت صحيحة ، فستحتاج إلى وضع الكود المقابل للسبب.

يشير العمود 5 إلى عدد الأيام والساعات التي تم العمل بها لكل نصف من الشهر - الأيام في الأعلى والساعات أدناه.

يشير العمود 6 إلى نفس البيانات ، ولكن عن الشهر بأكمله.

الأعمدة 7-9تستخدم لتحديد المعلومات لأغراض الرواتب. إذا تم استخدام نفس رمز الأجور والحساب المقابل لجميع الموظفين الذين تم تضمينهم في الجدول الزمني ، فأنت بحاجة إلى ملء الأعمدة المقابلة بنفس الاسم في رأس هذا الجدول. في هذه الحالة ، تظل الأعمدة من 7 إلى 8 الموجودة مباشرة في سطر الموظف فارغة ، وتحتاج إلى تحديد البيانات فقط في العمود 9.

إذا اختلفت أكواد وحسابات الموظفين ، في غضون شهر ، فسيكون الرمز الرقمي المقابل في العمود 7 النوع الضروريأجور. بعد ذلك ، في العمود 8 ، تحتاج إلى إدخال رقم الحساب وفقًا لمخطط الحسابات ، الذي يتوافق مع هذا النوع من الدفع. يشير العمود 9 إلى عدد الأيام أو الساعات التي تم العمل فيها على نوع الدفع المسجل.

رموز الدفع الأساسية:

• 2000 - عند دفع الأجور بموجب عقود العمل الموحدة وبدلات السفر.
• 2010 - في حالة المكافأة بموجب عقود مدنية.
• 2012 - إذا كان الموظف يتقاضى أجر إجازة مدفوعة الأجر.
• 2300 - عند دفع الإجازة المرضية ومزايا العجز المؤقت.

في الأعمدة 10-13 ، يتم إدخال معلومات حول غياب الموظف عن مكان العمل - هنا تحتاج إلى الإشارة إلى الرمز المقابل للسبب ، بالإضافة إلى عدد الأيام أو الساعات التي يشير إليها.

في الجزء السفلي من بطاقة التقرير ، على اليسار ، يتم وضع اسم العائلة والوظيفة والتوقيع الشخصي للشخص الذي ملأها. مقابله على اليمين ، يتم توقيع المستند من قبل رئيس القسم ، والذي يتم بموجبه إعداد الجدول الزمني وموظف قسم شؤون الموظفين ، مع بيان بياناتهم. يشار هنا إلى تاريخ التوقيع من قبل كل من الأشخاص المسؤولين.

الفروق الدقيقة

يمكن إضافة ورقة إضافية إلى بطاقة التقرير الرئيسية ، والتي يجب ملؤها للموظف عند إقالته. في نهاية الشهر ترفق ببطاقة التقرير العام حيث يتم إدخال قيد للموظف المتقاعد "مفصول".

غياب الموظف عن العمل

إذا لم يظهر الموظف في العمل لسبب غير معروف ، فعندئذٍ في بطاقة التقرير في العمود 4 تحتاج إلى وضع الرمز "НН" أو "30" - "غائب لأسباب غير معروفة". بعد أن يؤكد الموظف سبب الغياب - الإجازة المرضية ، التغيب ، وما إلى ذلك ، يتم إجراء تصحيحات على بطاقة التقرير ويتم تغيير رمز "NN" إلى سبب الغياب المقابل.

مرض الإجازة

إذا مرض الموظف أثناء وجوده اجازة سنويهوعند عودته أحضر إجازة مرضية ، وفي هذه الحالة يتم تمييز أيام المرض المذكورة في بطاقة التقرير بالرمز (B) بدلاً من أيام الإجازة (OT). في هذه الحالة ، سيتم تمديد الإجازة طوال مدة مرض الموظف.

إجازة أثناء الإجازة

إذا كانت الإجازات ، وفقًا لتقويم الإنتاج ، تقع في فترة الإجازة ، على سبيل المثال ، عطلة مايو ، فلن يتم تضمين هذه الأيام في الإجازة - يجب إدخال الرمز (B) بدلاً من ذلك. يتم تمييز بقية الأيام أيضًا بالرمز المناسب (OT). لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن أن تقع الإجازة في يوم روسيا إذا تم أخذها من 11 إلى 18 يونيو. في هذه الحالة ، يتم تمييز 13 يونيو بالرمز (B).

ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 91) على التزام صاحب العمل بالحفاظ على سجلات وقت عمل الموظفين. للقيام بذلك ، توجد نماذج موحدة للجدول الزمني لعام 2019 (TURV) ، تمت الموافقة عليها بموجب قرار لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 01/05/2004 رقم 1. استخدام هذه النماذج ليس إلزاميًا ، لذلك يمكن لصاحب العمل تطوير بلده. يتم استخدام النموذج رقم T-13 في أغلب الأحيان ، حيث يتم استخدامه في المعالجة الآلية لبيانات الاعتماد. التالي هو نموذج الجدول الزمني لعام 2019.

بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن ، تمت الموافقة على نموذج OKUD 0504421 للاستخدام من قبل السلطات العامة ( الهيئات الحكومية) ، وهيئات الحكم الذاتي المحلية ، والهيئات الحاكمة للصناديق الحكومية من خارج الميزانية ، ومؤسسات الدولة (البلدية). حدد نفس الأمر إجراءات ملئه وتطبيقه. نعرض عليك اختيار جدول مناسب وتنزيل جدول زمني (نموذج بسيط).

نموذج T-12

نموذج T-13

نموذج OKUD 0504421

كيفية تسجيل ساعات العمل

بالنسبة لأي طول ليوم العمل ، بغض النظر عن الأنظمة المعمول بها ، يمكن أن تنعكس ساعات العمل في جدول المحاسبة بطريقتين:

• بطريقة التسجيل المستمر للحضور وعدم الحضور في العمل ؛
• من خلال تسجيل الانحرافات فقط (التغيب ، العمل الإضافي ، إلخ).

إذا كانت مدة يوم العمل (الوردية) ثابتة ، يمكنك فقط تسجيل الانحرافات ، منذ الشروط عقد التوظيفأو تحدد لوائح العمل الداخلية عدد ساعات العمل لكل يوم عمل.

في حالة اختلاف عدد ساعات العمل في أيام مختلفة (نوبات) ، على سبيل المثال ، في حالة المحاسبة الملخصة لساعات العمل ، يجب استخدام طريقة التسجيل المستمر. سيمكن ذلك ، بعد نهاية الفترة المحاسبية ، من تحديد العمل الإضافي المحتمل ، وكذلك لتعديل مزيد من مشاركة الموظف في العمل في حدود مدة ساعات العمل المحددة لهذه الفئة.

الملاحظات في صحيفة الوقت حول أسباب عدم الحضور للعمل أو العمل بدوام جزئي أو بمبادرة من موظف أو صاحب عمل ، ساعات العمل المخفضة ، إلخ. العمل ، شهادة الوفاء بواجبات الدولة أو الواجبات العامة ، تحذير كتابي حول بسيط ، تقديم طلب لمجموعة من الوظائف ، موافقة خطية من الموظف في الحالات التي ينص عليها القانون ، وما إلى ذلك).

كيفية ملء التقويم (الجدول الزمني) لساعات العمل لعام 2019

عند التجميع ، من الضروري الاسترشاد بالتعليمات الخاصة بالتطبيق وملء نماذج المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة عن العمالة ودفعها ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب قرار Goskomstat of Russia بتاريخ 05.01.2004 رقم 1 ( المشار إليها فيما بعد بالتعليمات). في هذه الحالة يتم استخدامها. لذلك ، عند عكس مقدار الوقت الذي تم فيه العمل ، يتم وضع رمز أبجدي (I) أو رقمي (01) أمام لقب الموظف ، ويتم الإشارة إلى مدة العمل في الأسطر السفلية. إذا وقع العمل وفقًا للجدول في الليل ، فمن الممكن استكمال النموذج بأعمدة للإشارة إلى التفاصيل الضرورية.

مثال على ملء استمارة OKUD 0504421

من يملأ الجدول الزمني

يتم إكمال الجدول الزمني ، بالشكل الفارغ الذي يمكنك تنزيله أعلاه ، بواسطة الشخص المخول لهذا الشخص. إذا تم إجراء TURV بشكل منفصل لكل قسم من أقسام المنظمة ، فمن المستحسن عند التعيين شخص مسؤولإصدار أمر للإشارة إلى المنصب ، واللقب ، والاسم ، والعائلة للموظف المسؤول عن إعداد الجدول الزمني لكل منها الوحدة الهيكليةوالشخص الذي يحل محله أثناء غيابه.

طلب عينة لتعيين الشخص المسؤول

عطلات نهاية الأسبوع والأعياد في تقرير البطاقة لعام 2019

تنعكس وفقًا لـ ، حيث يتم أخذ جميع أيام العطل المقررة وتأجيلاتها في الاعتبار وفقًا لقرارات الحكومة. أيام العطلة لـ فئات مختلفةيختلف الموظفون حسب جدول العمل المحدد لهم. يمكن أن يكون رمز المحاسبة في نهاية الأسبوع في المستند مختلفًا. يعتمد ذلك على كيفية دفع المنظمة لهذه الأيام ، وعلى أي أساس يتم تقديمها.

تتم الإشارة إلى يوم الإجازة وفقًا لجدول الموظف برمز أبجدي (B) أو رقمي (26). لا يؤثر دفع ثابتالعمل.

إذا حصل الموظفون ، بمبادرة من الشركة ، على يوم إجازة إضافي ، وخفضت الشركة معدل عملهم شهريًا ، فيحصل الموظفون على راتب كامل ، ولا يتم دفع رواتبهم في هذه الأيام من قبل الشركة. لمثل هذه الأيام ، يتم توفير رمز أبجدي (B) أو رقمي (26) في بطاقة التقرير.

حالة أخرى عندما تحدد الشركة يومًا إضافيًا إجازة - يغادر الموظفون في عطلة نهاية الأسبوع ، وتدفع الشركة مقابل هذه الأيام في المتوسط. اتضح أنه بالنسبة لأيام العمل ، يحصل العمال على راتب ، وفي عطلات نهاية الأسبوع المدفوعة الإضافية ، متوسط ​​الراتب. في مثل هذه الحالة ، توفر بطاقة التقرير رمزًا أبجديًا (OB) أو رمزًا رقميًا (27).

فترة الاحتفاظ بالجدول الزمني

مثل هذا الجدول من السجلات هو وثيقة عن الموظفين المتعلقة بتنظيم العمل ، والفن. تم إنشاء 22.1 من قانون شؤون المحفوظات مصطلح خاصالتخزين ، وهي:

• خمس سنوات من نهاية السنة التي تم إعدادها فيها ، إذا تم أخذ الموظفين الذين يعملون في ظروف عمل عادية فقط في الاعتبار في بطاقة التقرير ؛
• 50 عامًا من تاريخ إعداد TURV ، إذا أخذ في الاعتبار عمل الموظفين المشاركين في أعمال ضارة أو خطرة.

المحاسبة والضرائب

بناءً على البيانات المحددة في الجدول ، يقوم قسم المحاسبة باحتساب الأجور والمزايا المختلفة. أيضا ، هذه البيانات تؤثر على دفع الضرائب. دعونا ننتبه إلى المخاطر الرئيسية.

عند اجتياز عمليات التدقيق الضريبي ، بما في ذلك ضريبة الدخل ، يجب على الشركة تقديم بيانات موثوقة عن عدد أيام وساعات العمل من قبل كل موظف من أجل تأكيد صحة الرسوم. إذا تم العثور على مخالفات ، سيتم الاعتراف بمبلغ ضريبة الدخل المشار إليه في التقارير على أنه غير صحيح ، مما يستتبع فرض عقوبات.

من أرباح الموظف ، يجب على المنظمة ، بصفتها وكيل ضرائب ، معرفة ما إذا كان هذا الشخص مقيمًا ضريبيًا في الاتحاد الروسي من أجل استخدام معدل الضريبة الصحيح في الحساب. إنها بطاقة التقرير التي ستتمكن من تأكيد الموقع الفعلي للموظف في البلد. يجب أن تؤخذ هذه الميزة في الاعتبار بشكل خاص من قبل أصحاب العمل الذين يرسلون موظفين في رحلات عمل إلى بيلاروسيا أو كازاخستان ، لأنه عند عبور هذه الحدود ، لا توجد علامات في جواز سفر المواطن. إذا نشأ موقف مثير للجدل ، فستكون الشركة قادرة على إثبات أنها طبقت المعدل الصحيح ، وضريبة الدخل الشخصي المستحقة والمقتطعة بالكامل.

يضمن الملء الصحيح للجدول الزمني للشركة قدرة FSS على خصم تكاليف الإجازة المرضية ، لأنه لن يكون من الممكن التأكيد رسميًا على عدد أيام العمل ، وهي مهمة للغاية في حساب هذه المبالغ.