تفويض السلطة من قبل الرئيس. مبدأ تفويض السلطة ما هو تفويض السلطة

تحيات! ربما سمع الجميع عن تفويض السلطة. يعلم الجميع أن التفويض المختص يمكن أن يزيد بشكل كبير من كفاءة الشركة. عشرات الكتب ومئات الندوات التدريبية تعلم كيفية التفويض بشكل صحيح.

لكن لسبب ما ، لا يزال "تفويض السلطة" في روسيا يعتبر غريبًا وشيئًا "غامضًا" واختياريًا.

سنتحدث اليوم مرة أخرى عن ماهية تفويض السلطة بإيجابياته وسلبياته ، ولماذا هو ضروري ، وما هي الأخطاء التي يرتكبها المديرون أكثر من غيرهم.

حتى القائد أو رجل الأعمال أو رب الأسرة الأكثر فاعلية لا يمكنه الاهتمام شخصيًا بجميع الأمور. كل واحد منا لديه 24 ساعة فقط في اليوم. يمكن قضاء وقت العمل في الأعمال الروتينية والروتينية ، أو في المهام المهمة والمهمة.

ومن هنا الاستنتاج المنطقي: يمكن وينبغي (!) نقل معظم الصلاحيات إلى الآخرين لتنفيذها. يسمى التوزيع الكفء للمهام بين الموظفين بالتفويض. تعريف آخر للتفويض: هو نقل المهمة إلى المرؤوس الذي كان من المفترض أن يقوم به المدير.

لقد ثبت أن الشخص الذي يعرف كيفية التفويض بشكل صحيح - أن الشخص الذي يعرف كيفية التفويض بشكل صحيح - في كثير من الأحيان وأسرع من الآخرين يحقق النجاح في النشاط الإداري.

ملحوظة! هذا لا يتعلق بالمسؤوليات المباشرة للموظفين! التفويض هو مهام وسلطات إضافية (غالبًا لمرة واحدة).

لماذا تفويض السلطة؟

التفويض المختص للحقوق والصلاحيات يحل العديد من المشاكل دفعة واحدة.

• يسمح للمدير بعدم إضاعة الوقت في تفاهات ، ولكن التركيز على المشاريع المهمة

لا ينبغي للقائد أن يدق أنفه في كل تفاصيل عمله. والأكثر من ذلك ، يجب ألا يخوض في أدق تفاصيل عمل كل موظف. مهمتها هي التطوير الاستراتيجي للشركة والسيطرة الشاملة. لذلك ، يمكن وينبغي تفويض كل "الروتين" (حتى المعقدة وغير النمطية) إلى شخص آخر.

• يزيد من إنتاجية العمل الإجمالية

بالإضافة إلى المسؤوليات المباشرة ، كل موظف لديه "حصان هواية" - ما يمكنه القيام به بشكل أفضل من الآخرين. يمكن أن يكون "التزلج" أي شيء: تنظيم أحداث الشركة أو حل النزاعات أو رسائل البريد الإلكتروني مع العملاء.

إذا كان كل موظف يؤدي مهامه فقط ، فسيعمل الفريق بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

• يخلق مناخًا نفسيًا صحيًا

يعتبر أخصائيو إدارة شؤون الموظفين تفويض السلطة أحد أدوات التحفيز غير المادي للأفراد. من خلال تكليف المرؤوسين بمهام مهمة ومثيرة للاهتمام ، يجعلهم القائد يشعرون بأنهم مهمون ويساهمون في القضية المشتركة.

• اختبارات المرؤوسين من أجل "الملاءمة المهنية"

تسمح لك نتائج التفويض الفعال بتحديد الموظفين الواعدين. سيؤدي ترقيتهم ونموهم الوظيفي إلى زيادة كفاءة الشركة في المستقبل.

كيف يختلف التفويض عن بيان المشكلة؟

بيان المشكلة هو مفهوم أضيق. ما هذا؟ يحدد المدير المهمة لمرؤوسيه (كقاعدة عامة ، في إطار واجباتهم الرسمية) وهذا كل شيء ... هذا كل شيء. كيف سيحلها الموظفون هي مشكلتهم.

الغرض من التفويض هو أخذ بعض المهام من نفسه ونقلها إلى أخرى. في الوقت نفسه ، فإن جوهر التفويض هو نقل المهمة "بالكامل": من تحديد المهمة والتوجيه إلى تقرير النتائج.

مزايا وعيوب التفويض

التفويض له إيجابيات وسلبيات ، بالطبع. لكن في الإنصاف ، سألاحظ أن المساوئ تظهر فقط مع التفويض غير الصحيح.

إيجابيات التفويض

• تدريب وتطوير الموظفين
• يعزز تطوير المؤسسة ككل
• يشكل فريقًا ويسلط الضوء على الموظفين الواعدين
• يوفر وقت عمل المدير ، والذي يمكنه أن يقضيه في حل المهام الأكثر أهمية
• يشحذ المهارات الإدارية للقائد
• يسمح لك بتعظيم استخدام "خبرة" الموظفين في جميع المجالات
• يحفز الموظفين بأساليب غير مادية. من خلال تفويض السلطة ، يمكن الاحتفاظ بالموظفين القيمين دون ترقيتهم.
• يزيد من ولاء الموظفين للإدارة والشركة ككل
• يوفر فرصة لتقييم قدرات ومؤهلات العاملين في الظروف "الميدانية"
• يزيد من مستوى استقلالية الموظفين

سلبيات التفويض

• لا يمكنك أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ من أن عملية تفويض السلطة ستؤدي إلى النتيجة المرجوة. إذا كنت مديرًا للتنسيق "إذا كنت تريد أن تفعل شيئًا جيدًا ، افعله بنفسك" ، فسيكون من الصعب عليك "مشاركته" مع شخص ما

• الموقف المعاكس: أنت تخشى أن يتعامل المرؤوس مع المهمة بشكل أفضل منك. يشعر الموظفون بذلك ويقومون بتشغيل وضع "التفويض العكسي" ، عندما يتم إرجاع المهمة تحت ذريعة "لا شيء بدونك" إلى المدير. بهذه الطريقة ، يتخلص المرؤوسون من العمل "الإضافي". ويتلقى القائد تأكيدًا على أنه لا غنى عنه
• عليك أن تثق في مرؤوسيك. بعد كل شيء ، إلى جانب المسؤولية ، سيتم منحهم الصلاحيات (على سبيل المثال ، الوصول إلى المعلومات السرية والحق في التوقيع على المستندات)

أهداف التفويض

يخدم التفويض ثلاثة أغراض:

• زيادة كفاءة العمل في المنظمة
• تقليل عبء العمل الإداري
• زيادة مشاركة الموظفين

أهمية تفويض السلطة

لماذا التفويض مهم جدا؟

أولاً ، حجم العمل الذي يمكن للمدير "هضمه" في اليوم يتجاوز دائمًا قدراته. كل يوم عليه أن يفعل أكثر مما يستطيع. يتيح لك تفويض السلطة "تفريغ" اليوم من الروتين والتركيز على المهام ذات الأولوية.

ثانيًا ، أي فنان متمرس قادر على القيام ببعض الأعمال بشكل أفضل من القائد. هذا طبيعي ويجب تشجيعه.

يقول Brian Tracy: "إذا تمكن الموظف من إكمال 70٪ من المهمة ، فيمكن تكليفه بالمهمة بأكملها."

أنواع الصلاحيات ومركزية الإدارة

ما هي أوراق الاعتماد؟ هذا هو الحق في استخدام موارد الشركة لتحقيق الأهداف المحددة.

السلطات على نوعين:

• خطي. تنتقل الصلاحيات على طول "السلسلة" من الرئيس إلى النائب ، ومن النائب إلى رئيس الدائرة وما دونه إلى المنفذ النهائي.
• طاقم عمل. جهاز غير منهجي يسمح لك بالتحكم في عمل الهيكل الخطي وتقديم المشورة والتأثير عليه.

اعتمادًا على نوع السلطة ، هناك نوعان من الإدارة.

نظام تحكم مركزي

في النظام المركزي ، تتخذ الإدارة العليا معظم القرارات (حتى الأصغر منها والأكثر روتينية). في مثل هذه الهياكل ، "الخطوة إلى اليسار ، الخطوة إلى اليمين يعاقب عليها بالإعدام".

مثال: وحدة الكلام القاسي لمشغلي مراكز الاتصال في بعض الشركات. تسجيلات المحادثات مع العملاء تخضع للاستماع الإلزامي. عند أدنى انحراف عن نمط المحادثة ، يتم فرض غرامة على الموظف.

نظام إدارة لامركزي

في النظام اللامركزي ، وظائف المدير ليست ثابتة بشكل صارم. لديهم هدف رئيسي وطرق موصى بها لتحقيقه. كل شيء آخر حسب تقدير المؤدي.

إذا أخذنا نفس المثال مع مركز الاتصال ، فعندها في النظام اللامركزي ، يُسمح للموظفين بالتواصل مع العميل كما يحلو لهم. ولكن بنبرة ودودة ومهذبة وبدون تعبيرات عامية. تم تضمين مبدأ المراسلات. المهمة الرئيسية لموظفينا هي جودة الخدمة والعملاء الراضين. في مثل هذا النموذج ، يتم اتخاذ نصيب "الأسد" من القرارات على الفور من قبل المؤدي.

كيف تفوض السلطة بشكل صحيح؟

فيما يلي القواعد الأساسية لتفويض السلطة:

• يجب أن يكون للمهمة نتيجة ملموسة

عند تفويض مهمة إلى مرؤوس ، حدد النتيجة النهائية بوضوح على الفور. فقط بعد الوصول إليها يمكن اعتبار المهمة مكتملة. على سبيل المثال: "قم بإعداد تقرير عن نتائج قسم المبيعات ككل ولكل موظف لعام 2017 (المبيعات بالروبل ، عدد المعاملات والعملاء الجدد ، متوسط ​​سعر المعاملة ، النسبة المئوية لإنجاز الخطة).

• نحدد المسؤولية وشروط ومستوى التفويض

هناك خمسة مستويات من التفويض إجمالاً: من "الالتزام الصارم بالتعليمات" إلى "الحرية الكاملة للعمل".

• مناقشة مع المرؤوس

ثلاث قواعد لتفويض السلطة عند المناقشة. تحتاج إلى التأكد من أن الموظف:

1. فهم بشكل صحيح المهمة الموكلة إليه
2. أنا جاهز لإكماله خلال الإطار الزمني المحدد للنتيجة
3. اتفق مع الحل المقترح للمشكلة أو يمكنك تقديم بديل

• "قياس" درجة السلطة بشكل صحيح

في التفويض ، من المهم جدًا إعطاء المرؤوس قدرًا من السلطة بقدر ما هو ضروري لحل مهمة محددة. لا أكثر ولا أقل.

إذا أفرطت في ذلك ، يمكن للموظف أن يسيء إلى منصبه. إذا كانت "غير مملحة" ، فلن تكون قادرة على حل المشكلة بشكل فعال. هذا صحيح بشكل خاص عندما يحتاج المرؤوس إلى الوصول إلى معلومات سرية.

• يعرف الموظفون ذوو المستوى الأدنى التفاصيل بشكل أفضل

يعرف المؤدون المباشرون دائمًا التفاصيل الدقيقة لعملية معينة وتفاصيلها بشكل أفضل. لذلك ، من الأفضل تكليفهم بمهام "ضيقة".

مثال على التفويض. أنت صاحب مقهى صغير. قررنا توسيع نطاق المنتجات وزيادة القدرة التنافسية للنقطة. سيتم توفير المعلومات الأكثر دقة وحداثة حول طلبات العملاء لك عن طريق ... باريستا في المنفذ. بعد كل شيء ، إنه يستمع إلى شكاويهم ورغباتهم كل يوم.
بالمناسبة ، يتم انتهاك مبدأ التفويض هذا في كل وقت. يعطي المدير المهمة للنائب ، الذي "يركله" إلى مساعده وهكذا إلى ما لا نهاية. والمثال النموذجي هو الجيش أو أي خدمة مدنية ، حيث "تنزل" أي مهمة على طول السلسلة من أعلى إلى أسفل.

• إشهار الوفد

يجب أن يعلم الجميع أنك طلبت من شخص ما جمع إحصائيات حول نتائج قسم المبيعات. الانفتاح سيقضي على الارتباك ويزيد من فعالية التفويض.

• تفويض ليس فقط "المهملات"

لا يمكنك تفويض عمل غير سار أو "قذر" للآخرين باستمرار. لقد ثبت أن هذا النهج يقلل بشكل كبير من كفاءة الفريق ككل. من وقت لآخر ، يجدر تكليف المرؤوسين والمهام "الجيدة": إبداعية ، مثيرة للاهتمام وذات مغزى.

• الدافع "الصحيح"

لا يكفي للموظفين "تحميل" المزيد والمزيد من المهام الجديدة باستمرار. يجب أن يكون لديهم الدافع! الدافع "الصحيح" يزيد من ولائهم وأدائهم.

مستويات وأنواع تفويض السلطة

"العمق" ومراحل التفويض تعتمد بشكل مباشر على درجة نضج الموظف.

• انخفاض مستوى النضج. وهذا يشمل الموظفين عديمي الخبرة والأشخاص غير الآمنين. تحتاج إلى تفويض السلطة لهم بتعليمات واضحة ومراقبة منتظمة.
• متوسط ​​مستوى النضج. لا يستطيع الموظف العمل بشكل جيد ، ولكنه يريد ذلك (فهو ببساطة يفتقر إلى المهارات والقدرات اللازمة). من المهم أيضًا إعطاء تعليمات محددة هنا. واحرص على إبداء الملاحظات والحفاظ على الحماس.
• مستوى مرتفع إلى حد ما. الموظف قادر تمامًا على إكمال المهمة. لكن لسبب ما لا يريد أن يعمل بشكل فعال. في هذا المستوى ، من المهم فهم السبب.

لحل هذه المشكلة ، غالبًا ما تساعد إحدى الطرق التالية:

• توفير الحرية في اختيار الأدوات لحل المشكلة
• تفويض سلطة مثيرة للاهتمام وذات مغزى
• إشراك الموظف في صنع القرار

• مستوى عال من النضج. الموظف يعرف كيف يريد العمل. كل شيء واضح هنا. يمكنه أن يفوض بأمان تلك السلطات التي يمكنه التعامل معها.

أخطاء جسيمة أثناء نقل السلطة

القاعدة الذهبية للتفويض: "تحتاج إلى تفويض مهمة ليس لمن يريدها ، بل لمن يقدر على حلها".

أخطاء الرأس النموذجية:

1. توقع أن يتمكن المرؤوسون من قراءة أفكارك. هذا ، للأسف ، لا يعطى لأحد. لذلك ، عند تكليف شخص ما بمهمة ، قم بصياغتها بأكبر قدر ممكن من الوضوح والتحديد.
2. تقليل الوقت الذي يستغرقه المنفذ لاتخاذ القرار. يوصي العديد من المدربين دائمًا بترك بضعة أيام "في الاحتياط" (للقوة القاهرة والتعديلات والمراجعات). على سبيل المثال ، إذا كان التقرير مطلوبًا بحلول 20 مارس ، فأعلنه لفنان الأداء في 15 مارس.
3. تحكم في كل خطوة. هذا هو الخطأ الذي يرتكبه القادة أكثر من غيرهم. لماذا يستحيل "الوقوف فوق روح" الموظف باستمرار؟ أولاً ، إنه غير عملي. في الواقع ، في هذه الحالة ، سوف تقضي الكثير من الوقت في التحكم مثل الوقت الذي تقضيه في إكمال المهمة. ثانيًا ، لا تشجع الرقابة المشددة المرؤوسين تمامًا على العمل بفعالية.
4. لا تخبر المؤدي بـ "عمق" مسؤوليته. يؤدي مثل هذا الخطأ إلى تدمير كل تأثير التفويض إذا تم تكليف المجموعة بالمهمة. يقوم الموظفون بنقل المسؤولية عن طيب خاطر إلى بعضهم البعض.
5. تفويض واجبات الوظيفة إلى المرؤوس. من الغريب أن العديد من الموظفين (بالإضافة إلى قادتهم) لديهم فكرة بسيطة عما يتضمنهم على الإطلاق!

ما الذي يمكن تفويضه؟

تشير الدراسات إلى أنه يمكنك تفويض ما يصل إلى 80٪ من مهام المدير. موجز:

• عمل روتيني
• الأنشطة المتخصصة (التي يعتبر فيها المرؤوس خبيرًا)
• العمل التحضيري (مثل التحليل الأولي للمنافس ، وإعداد المشروع)
• أسئلة خاصة (لمرة واحدة)

ما الذي لا يمكن تفويضه؟

هناك استثناءات لأي قاعدة. ما الذي لا ينبغي تفويضه للمرؤوسين ، ولكن يجب أن تفعله دائمًا بنفسك؟

• الاستقدام وفصل الموظفين

في شركة صغيرة ، يجب أن يقرر المدير بشكل حصري جميع قضايا الموظفين. في قسم كبير ، يوجد قسم مطابق ولا يوجد أحد آخر.

• تخطيط استراتيجي

بالطبع ، يجب أن يهتم المدير برأي موظفيه وأن يستخدم أفضل الأفكار / الأفكار / التعليقات لصالح الشركة. ومع ذلك ، يمكن لصاحب العمل فقط تحديد الاتجاهات الاستراتيجية لتطوير الشركة.

• المهام الجادة عالية الخطورة

من وقت لآخر ، من الضروري حل المشكلات التي يمكن أن يكون لها تأثير خطير على نتائج الشركة أو آفاقها. من الأفضل أيضًا القيام بها بنفسك.

• الشكر نيابة عن الشركة

إذا كان أي موظف (أو قسم) يستحق الامتنان نيابة عن الشركة ، فيجب أن يتم الاستغناء عنه شخصيًا و "أمام الشهود".

أسرار التفويض

1. حاول تفويض المهمة بالكامل ، وليس في أجزاء. يجب أن يكون لكل موظف (لأي منصب) "منطقة عمل" واحدة على الأقل يكون مسؤولاً عنها بالكامل.
2. شجع المناقشة. إذا تمكن المرؤوس من التواصل مباشرة مع الإدارة وتقديم أفكاره ، فإن هذا يزيد بشكل كبير من العائد على عمله.
3. لا تهز الموظف دون داع. إذا قمت بتفويض مهمة إليه ، فانتظر حتى الموعد النهائي المحدد. عمليات الضبط والتغييرات والضوابط المستمرة تقلل من كفاءة العمل.

كتب التفويض

• سيرجي بوتابوف "كيفية تفويض السلطات. 50 درسًا حول الملصقات "
• ماريا أوربان "النجاح بأيدي شخص آخر. التفويض الفعال للسلطة "
• براين تريسي "التفويض والإدارة"
• جولي - آن آموس "تفويض السلطة"

ملاحظة. حقيقة مثيرة للاهتمام. كانت مثل هذه القاعدة سارية في Euroset. بمجرد أن بدأ رئيس القسم في البقاء لوقت متأخر في العمل بانتظام ، طُلب منه مراجعة عبء العمل في القسم وإعادة توزيعه بين المرؤوسين. إذا لم يساعد ذلك ، "تم إرفاق" مساعد به. ويلي نيلي ، كان على القائد تفويض سلطاته.

"القائد السيئ يعمل بنفسه ، والقائد الجيد هو الذي ينظم عمل الآخرين" - هناك حكمة كثيراً ما تُذكر في التدريبات التجارية. يبدو الأمر قاسيًا ، لأن المدير الجيد حقًا يعمل بنفسه وينظم الآخرين ، لكن مسألة التفويض المناسب للوظائف والسلطات مهمة حقًا. كلما كان المدير قادرًا على نقل وظائفه بشكل أفضل إلى مستوى أدنى ، كانت الشركة أكثر كفاءة ، وتكيفها بشكل أفضل مع التغييرات وأسهل إدارتها.

التفويض (المندوب اللاتيني ، المترجم على أنه نقل ، التحول) هو نقل أي من وظائفه إلى أشخاص آخرين. عادة ما نتحدث عن نقل رئيس جزء من صلاحياته إلى المستوى الأدنى مع تكليف هؤلاء الموظفين بمسؤولية النتيجة. هذا يضمن توازن عبء العمل لكل من روابط الإدارة.

يمكن تفويض السلطات على أساس وثائق دائمة معينة ، أو يمكن أن تستند إلى حقيقة أي تغييرات في المنظمة.

على سبيل المثال ، إذا تبنت مؤسسة سياسة إدارة الجودة ، فإن إدارة الشركة تفوض سلطة التحكم في تنفيذ هذه السياسة وإجراء التعديلات والاحتفاظ بالسجلات لقسم الجودة.

مثال آخر هو استحواذ شركة واحدة على وحدة إنتاج شركة أخرى. وبالتالي ، يصبح الرئيس التنفيذي رئيسًا لمؤسستين ، ولمواجهة الحجم المتزايد للعمل ، فإنه يفوض سلطة إدارة مرافق الإنتاج الجديدة ، على سبيل المثال ، إلى مدير الإنتاج ، ويرفعه إلى الرئيس التنفيذي.

يختلف التفويض عن الإعداد المعتاد للمهام حيث يتم نقل وظائف القائد إلى المرؤوسين ، ولا تزيد كثافة عملهم. إذا طُلب من مدير قسم في سوبر ماركت مضاعفة المبيعات ، فهذا يعد تكثيفًا لوظائفه الخاصة ، وإذا كان ملزمًا ، على سبيل المثال ، بتطوير وتنفيذ مشروع لتحسين العمليات في القسم ، فهذا بالفعل تفويض للسلطة لـ الإدارة.

في أي المجالات مطلوب التفويض؟

تفويض السلطة والوظيفة والمسؤولية في ثلاثة مجالات:

1. في الشركات التجارية - من مستوى إداري إلى آخر.
2. في المؤسسات الحكومية والعامة - من القادة إلى المرؤوسين ، وكذلك من المسؤولين إلى رؤساء المؤسسات التابعة
3. في الهيئات الحكومية - تفويض السلطة من الناخبين إلى ممثليهم.

في هذه المقالة ، ننظر إلى النوعين الأولين من التفويضات.

من يشارك في الوفد

يشارك شخصان في نقل السلطة أو الوظيفة:

• المفوض- الشخص الذي كان ملزمًا في البداية بأداء هذه الوظيفة أو تلك ونقلها إلى آخر.
• داليجات- الشخص الذي يقبل مسؤولية تنفيذ الصلاحيات أو المهام. عادة ما يكون مثل هذا الشخص تابعًا للأول. او "خادم الشعب" اذا كنا نتحدث عن نائب فوضه الناخبون.

ما هي الصلاحيات

تتمتع كل منظمة ، خاصة كبيرة منها ، بعدة أنواع من الصلاحيات:

القوى الخطية

هذه علاقة هرمية: رئيس مع مرؤوس ، واحد مع مرؤوسه ، وهكذا. في إطار هذه الصلاحيات ، يمكن للقائد اتخاذ القرارات دون استشارة أو الحصول على تأشيرة من قادة آخرين. هذا هو التأثير القانوني على المرؤوسين ، ويستخدم لتحقيق الهدف. للمدير الحق في إصدار مستندات ملزمة لجميع موظفي المنظمة. تلتزم السكرتيرة بتقديم القهوة للمدير ، إذا كان ذلك مشمولاً في واجباتها حسب الوصف الوظيفي. في أغلب الأحيان ، يتم تفويض صلاحيات الخط إلى مستوى الإدارة التالي.

سلطات "الموظفين"

تسمى السلطات صلاحيات الموظفين التي لا تتطلب تبعية بعض الموظفين للآخرين ، ولكنها ذات طبيعة استشارية واستشارية. عادة ما يتم تنفيذها من قبل ممثل قسم فيما يتعلق بإدارة أخرى في المنظمة. هناك ثلاثة أنواع من صلاحيات الموظفين:

1. التوصيات - يقدم الموظف المشورة للموظفين في أي قسم آخر في المنظمة. على سبيل المثال ، يمكن لمحامي الشركة تقديم المشورة لجميع الموظفين الآخرين ، فهو ليس لديه سلطة رسمية عليهم ، ولكن يُنصح باتباع توصياته. لا يوجد مثل هذا الالتزام على الموظفين الآخرين ، ولكن إذا تسبب عدم الامتثال لنصيحة المحامي في إلحاق الضرر بالشركة ، فسيتعين عليك تحمل المسؤولية.
2. التنسيق - اتخاذ قرارات مشتركة من قبل موظفي الإدارات المختلفة. يمكن أن تكون هذه فرق متعددة الوظائف ، ومجموعات مشتركة بين الإدارات ، واجتماعات تخطيط عامة ، وما إلى ذلك.
3. التحكم والإبلاغ - نحن نتحدث عن الوحدات الخاصة التي تتحقق من أنشطة المنظمة. يمكن أن تكون هذه إدارات لمنع انتهاكات الفساد في الوكالات الحكومية ، وإدارات التدقيق في الشركات الخاصة ، وما إلى ذلك.

عادة ما يتم تفويض سلطات الموظفين في البداية ، عند إنشاء الشركة.

أهداف وغايات التفويض: ما هي

هناك العديد من الأهداف التي يتم تحقيقها من خلال نقل السلطة إلى المستوى الإداري التالي:

• توفير وقت عمل المدير لحل المهام الكبيرة- إذا كان المدير يتعامل مع القضايا المحاسبية ويحل مشاكل المرافق ، فلن يكون لديه الوقت لبناء وتعديل استراتيجية تطوير الشركة أو للتحكم في أنشطة المرؤوسين. يجب أن يكون القائد على دراية بجميع الأحداث المهمة في الشركة ، لكنه لا يحتاج إلى المشاركة بشكل مستقل في كل منها.
• تحسين كفاءة الموظفين- الحصول على صلاحيات جديدة ، يتعلم الموظفون ويطورون ويكتسبون مهارات وكفاءات إضافية. يبدأ الموظفون في استخدام هذه المهارات الإدارية فيما يتعلق بمسؤولياتهم الرئيسية.
• زيادة تحفيز الموظفين- المشاركة في اتجاه جديد للنشاط ، وحتى مع وجود صلاحيات إضافية ، ينظر إليها من قبل غالبية الموظفين على أنها دافع غير ملموس. إذا حصل المدير العادي على فرصة المشاركة في التغييرات التنظيمية في الشركة وحتى تطويرها بشكل مستقل ، فإن هذا يحفز النشاط ويزيد الاهتمام بنتائج عمله.
• تدريب الموظفين الاحتياطيين- عند تفويض السلطة ، يتضح سريعًا أي من الموظفين قادر على أكثر مما يفعلون الآن ، ولمن يكون الوضع الحالي هو السقف.

ما يمكن تفويضه

• القضايا الحالية للشركة (الإدارية والمالية والمحاسبية وأخرى لا تتعلق بالتخطيط) ؛
• القضايا عالية التخصص التي يكون الموظف خبيرًا فيها (المحاسبة ، تكنولوجيا المعلومات ، مجالات أخرى) ؛
• العمليات التحضيرية (على سبيل المثال ، جمع المعلومات لإعداد مشروع ، وتحليل المنافسين ، وما إلى ذلك) ؛
• المشكلات التي تحدث لمرة واحدة والتي لا تؤثر على استراتيجية الشركة (البحث ، وتحفيز الموظفين لمشروع معين ، وغيرها).

أمارس الأعمال التجارية منذ 11 عامًا حتى الآن. علاوة على ذلك ، كانت هذه مشاريع مختلفة تمامًا: استوديو دباغة ، متجر سباكة عبر الإنترنت ، مركز تدريب ، وسائط عبر الإنترنت. يواجه أي رائد أعمال طموح حقيقة أنه في بداية تطوير المشروع لم يكن هناك الكثير من المال ، لذلك لا توجد طريقة للاحتفاظ بعدد كبير من الموظفين. نتيجة لذلك ، عليك حل العديد من المشكلات بنفسك أو مع فريق صغير.

كقائد أعمال ، حاولت دائمًا عزل المسؤوليات الروتينية التي تستغرق الكثير من الوقت ولا تؤثر بشكل كبير على مقدار الربح في الشركة وتفويضها للموظفين. على سبيل المثال ، عندما فتحت متجرًا عبر الإنترنت ، قمت بتثبيت المحرك بنفسي ، وتهيئته. لكن مع مرور الوقت ، قمت بتفويض جميع الأعمال الفنية المتعلقة بالجوانب الفنية لعمل الموقع إلى المبرمجين. لقد قاموا بهذا العمل بشكل أفضل وأفضل. قضيت وقت الفراغ في تلك المجالات من العمل التي أثرت في زيادة الأرباح. في حالة وجود متجر على الإنترنت ، كانت هذه

في مركز التدريب ، أنشأنا قسم مبيعات من البداية ، والذي كان يعمل على الاتصال بالعملاء. في البداية ، فعلت كل شيء بنفسي ، وأطلق عليها اسم العملاء ، واكتشفت أسباب عدم دفعهم للدورة التدريبية ، وخلقت إجابات على الاعتراضات وجمعت كل هذا في نصوص المبيعات. ثم بدأت في تعيين موظفين عملوا على نصوص المبيعات التي قمت بإنشائها. تم تسجيل جميع المحادثات وكانت مهمتي هي التحكم في مندوبي المبيعات وتحسين نصوص المبيعات.

بعد مرور بعض الوقت ، من بين المديرين الثلاثة الذين عملوا في ذلك الوقت ، اخترت الأكثر خبرة واحترافًا والذين حققوا أفضل النتائج وجعلته رئيسًا لقسم المبيعات. تم نقل جميع مهام مراقبة عمل هذه الدائرة إليه ، والآن يقوم بفحص وتنسيق عمل المديرين ، ويرسل لي نتائج أعمال اليوم السابق كل يوم. بناءً على هذه النتائج قمت بمراقبة عمل القسم وإذا كانت المؤشرات غير مرضية فاتصلت برئيس القسم ووجدت الأسباب.

ما لا يمكن تفويضه

ربما تبدو كلمة "لا" قاطعة للغاية ، وستكون أكثر صحة - لا يوصى بها إذا كنت لا تريد أن تفقد السيطرة على العمليات في الشركة. لذلك ، عادة لا يتم تفويض:

• التخطيط الاستراتيجي من اختصاص مالك الشركة أو مديرها التنفيذي (إذا كان المالك ريعيًا). حتى مجلس الإدارة نادرًا ما يكون له الحق في تحديد الإستراتيجية - وغالبًا ما يتم تقليص دوره إلى مناقشة المقترحات. هذا لا ينفي حق الموظفين المرؤوسين في تقديم المقترحات وطرح الأفكار ، ولكن الكلمة الأخيرة عادة ما تقع على عاتق رئيس المنظمة.
• العمليات التي تنطوي على درجة عالية من المخاطرة - على سبيل المثال ، إذا كان اختيار موقع غير ناجح لبناء سوبر ماركت جديد يمكن أن يؤثر بشكل كبير على النجاح المستقبلي لسلسلة من المتاجر ، يختار مديرها المنطقة للبناء بنفسه.
• قضايا الموظفين (التوظيف ، الفصل من العمل) - في منظمة صغيرة ، يتم ذلك من قبل الرئيس ، في مؤسسة كبيرة - من قبل قسم متخصص.
• السيطرة على أنشطة الإدارات - إذا تم إسناد مسؤولية السيطرة إلى الرئيس ، فمن المستحسن للغاية تفويضهم بحيث يكون تقييم أداء الشركة حقيقيًا ولا يتأثر بالمصالح الشخصية أو الجماعية للمرؤوسين.
• المكافآت نيابة عن الشركة - لمكافأة القادة ، وتوقيع شهادات الشرف ، ولشكر الأقسام الفرعية الأكثر تميزًا يجب أن يكون الرئيس شخصيًا - وهذا يزيد من حالة الترقية ويحفز الموظفين أكثر بكثير مما لو تم تفويض الوظيفة إلى نائب النائب.

فيديو: قضايا التفويض

5 مبادئ أساسية للتفويض

المبدأ 1. تفويض السلطة فقط لتوجيه التقارير.لا يمكنك مخاطبة الموظفين المرؤوسين على رأس المشرفين المباشرين. الأمر نفسه ينطبق على التفويض الأفقي: لا يمكنك نقل الوظائف إلى موظف في قسم آخر (فقط بالاتفاق مع رئيس هذا القسم).

المبدأ 2. تفويض السلطة لغرض محدد فقط.تمامًا مثل ذلك ، من أجل المكانة أو بسبب عدم الرغبة في أداء أي وظائف - فهذا مستحيل.

المبدأ 3. يجب أن تكون المهام المفوضة قابلة للتحقيق.لا يمكنك نقل الصلاحيات إذا فهمت أن الموظف لن يتعامل معها بسبب عدم كفاية المعرفة أو ضيق الوقت. على الرغم من وجود مثل هذه الممارسة - عندما يريد المدير أن يجد سببًا لطرد مرؤوسه. لكن هذا مثال سيء.

المبدأ 4. تقع مسؤولية تفويض السلطة على عاتق المدير.إذا لم تتحقق النتيجة المتوقعة ، يكون الخطأ هو الشخص الذي كان من المفترض في الأصل أن يؤدي الوظائف. لم يشرح ، لم يساعد ، أو أعطى مهمة مستحيلة في البداية.

المبدأ 5. يجب أن يحفز التفويض الموظف.إذا تم النظر إلى نقل المهام على أنه عبء ثقيل ، فلن يكون هناك تأثير للتفويض.

مراحل التفويض

يمكن تقسيم عملية التفويض إلى 4 مراحل:

المرحلة 1. تحديد الصلاحيات أو الوظائف التي سننقلها إلى المرؤوس

ضع قائمة بجميع الوظائف التي تقوم بها. تحقق من تلك الميزات. التي تعتبر روتينية ، لا تؤثر بشكل كبير على أرباح الشركة وما يمكن أن يفعله الآخرون. باستخدام علامة أو لصق آخر بلون مختلف ، قم بتمييز تلك الوظائف التي يعتمد عليها مستقبل مؤسستك ، والتي تؤثر على مؤشراتها الرئيسية (الحجم ، والكفاءة ، وجغرافية التواجد في السوق ، وما إلى ذلك)

الأفضل من ذلك ، استمر لفترة. قد يكون أسبوع ، شهر. يقوم رجال الأعمال والمديرون المنظمون بدرجة عالية بعمل ذلك بشكل مستمر. ستندهش من مقدار الوقت الذي تستغرقه في المشاريع والمهام غير ذات الأولوية التي يمكن تفويضها لأشخاص آخرين.

المرحلة 2. نختار المنفذ الذي سنفوض له السلطة

بادئ ذي بدء ، نحدد ما إذا كان سيتم تنفيذ الوظائف المفوضة بواسطة أحد الموظفين الحاليين ، أم أنه من الأفضل تعيين موظف منفصل لنطاق عمل جديد.

لاختيار المرؤوس المناسب من عدد الوظائف المتاحة لنقله ، يجب أن تأخذ في الاعتبار ثلاث نقاط رئيسية:

• السمات الشخصية والشخصية للموظف - يجب أن يكون مستعدًا نفسياً للوفاء بصلاحيات المستوى الأعلى. هنا يجب على المرء أن يميز بين انعدام الأمن (مفهوم) وعدم القدرة على الوصول إلى مستوى أعلى من المسؤولية. على سبيل المثال ، تريد أن تجعل موظفًا عاديًا رئيسًا لقسم. هل لديه صفات قيادية؟ هل لديه سلطة بين الموظفين الآخرين؟
• وجود المهارات اللازمة - حتى لو كان الموظف مستعدًا لقبول صلاحيات جديدة ، ولكن لم يتم تدريبه على مثل هذه الوظيفة ، فلن يأتي ذلك أي شيء جيد. على الأقل ، التدريب مطلوب ؛
• درجة توظيف الموظفين مع وظائفهم الخاصة. إذا كان التفويض يثقل كاهل المرؤوس ، فمن غير المرجح أن يكون قادرًا على تنفيذ واجباته بفعالية. سيؤثر هذا سلبًا على عمل المنظمة بأكملها.

لكي تكون واثقًا تمامًا ، يمكنك تكليف الموظف بمهمة ممتدة ضمن وظائفه - وهذا سيوضح ما إذا كان مستعدًا لتحمل مسؤوليات أكبر.

المرحلة 3. تفويض السلطة

أسهل طريقة هي إصدار أمر بتعيين وظائف جديدة للموظف. لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً. ومع ذلك ، في معظم الحالات ، هذا الموقف يثبط عزيمته. ولكن إذا اتصلت به ، فقم بإجراء محادثة مفصلة ، وشرح الحاجة وأهمية تفويض السلطة لهذا الشخص بعينه ، واسأل عن رأيه ، وقدم الدعم والإشراف المستمر (أو العكس ، الاستقلال ، إذا كان هذا عاملاً مهمًا للموظف) - ثم سيتم استقبال قطعة ورق جافة مع قائمة الوظائف بحماس.

في عملية نقل الصلاحيات ، تتم مناقشة الأهداف والغايات ونقاط التفتيش الوسيطة لتنفيذ الصلاحيات (أو الأفضل من ذلك ، مكتوبة بالترتيب). الخيار الأفضل هو وضع خطة عمل مفصلة مع الوظائف الجديدة مع الموظف والتأكد من الإجابة على جميع أسئلته.

ديمتري جينكولوف ، نائب المدير العام للاقتصاد والتمويل ، Artplast

أعمل في شركة Artplast منذ الأيام الأولى لتأسيسها. لقد قمت ببناء هيكل الإدارة المالية بالكامل من البداية. أقوم بحل مشاكل التفويض من خلال إنشاء توصيف وظيفي وتدريب عالي الجودة. علمت كل شيء بنفسي لأول الموظفين. وذات مرة ، عندما استقال أحد الموظفين الرئيسيين ، اعتقدت أنني لن أواجه أي مشاكل في تدريب موظف جديد. لكن أثناء عمل الموظف الأول ، ظهرت في عمله العديد من الأشياء الصغيرة والفروق الدقيقة التي لم أكن على دراية بها. كان عليّ الخوض في كل شيء بنفسي ، الأمر الذي استغرق الكثير من الوقت. لذلك ، بالتزامن مع تطور هذه الفروق الدقيقة ، بدأت في إعادة كتابة التوصيفات الوظيفية. في السابق ، كانت هذه تعليمات رسمية ، كما هو الحال ، على الأرجح ، في العديد من الشركات. قمنا بتحويلهم إلى تدريب تدريجي يوضح ما يجب على الموظف القيام به وبأي تسلسل. كيفية مراجعة عملك وتقديم تقرير إلى الإدارة العليا. جميع الخطوات مصحوبة بلقطات شاشة ودروس فيديو.

لقد جمعنا جميع الدروس في قاعدة معرفية على منصة 1C ونتحقق بانتظام من مدى ملاءمتها. إذا لزم الأمر ، يقوم الموظفون بإجراء التصحيحات والإضافات بأنفسهم. وحتى لا تكون هناك أخطاء ، حرصنا على أن يكون جميع الموظفين قابلين للتبادل وفحص كل منهم الآخر لمعرفة المكافآت التي ندفعها.

عندما زاد عبء العمل على قسمنا وبدأت أغرق في العمل ، ساعدتني التعليمات مرة أخرى. لقد وصفت رتبتي ودربت الناس. عندما نوظف موظفًا جديدًا ، أقوم بتعيين أحد الموظفين الأكثر خبرة له. بعد اجتياز فترة الاختبار ، أقوم بإجراء الاختبارات وأخبرني بالتفصيل ما هو جوهر قسمنا ، وما هو الرابط الذي سيكون عليه الموظف الجديد في الآلية العامة. أحاول أن أنقل رسالته حتى يفهم أهميته وأهمية الإجراءات التي يتم تنفيذها.

المرحلة 4. السيطرة على تنفيذ المهام المفوضة

نظرًا لأن مسؤولية تنفيذ الصلاحيات المفوضة لا تزال تقع على عاتق المدير ، يجب أن تكون السيطرة ثابتة. يعتمد شكلها على حجم المنظمة ونوع العلاقة فيها. في الوكالات الحكومية والشركات التجارية الكبيرة ، يقدم المرؤوسون تقاريرهم في الاجتماعات التشغيلية ، وأحيانًا في الاجتماعات الشخصية مع المدير. في الشركات الصغيرة ، يسهل على المالك أو الرئيس التنفيذي التحدث مع الموظف على انفراد.

في العديد من الأماكن ، يكون التحكم رسميًا بدرجة أو بأخرى: بناءً على نتائج شهر / ربع / سنة أو بناءً على نتائج المشروع ، يتم تقديم تقرير مكتوب إلى المدير في شكل ثابت أو حر.

يُطلب من المدير تحديد الفترة المثلى للسيطرة ، حيث إن مطالبة الموظف في كثير من الأحيان بالإبلاغ عن شؤونه هي تقييد المبادرة وخلق توتر لا داعي له. ونادرًا جدًا - فقدان السيطرة على العمليات أو تفويت اللحظة التي يرتكب فيها الموظف خطأً لسبب ما ، وكل شيء يسير في الاتجاه الصحيح.

أهم 10 أخطاء في التفويض

ليس من الممكن دائمًا تفويض السلطة بشكل صحيح ، وغالبًا ما تنتهي المحاولات بإلحاق الضرر بالمنظمة وقرارات الموظفين وعواقب أخرى غير سارة. لماذا يحدث هذا؟

1 تفويض وظائف غير مقصودة لهذا الغرض

يعطي المدير نائبه الحق في التفاوض مع العملاء ، وهي الاتفاقات التي لم يتمكن هو نفسه من الوصول إليها. يكلف المدير رئيس قسم التسويق بمهمة تحديد استراتيجية تطوير الشركة. يطلب رئيس القسم من الاختصاصي الرائد تقديم تقرير عن عمل القسم بدلاً من نفسه - على الفور.

جميع الحالات المذكورة أعلاه هي أخطاء في التفويض. لا يمكنك نقل المهام الإدارية الخاصة بك إلى الآخرين ، ولا يمكنك تفويض المهام المعقدة بشكل مفرط ، ولا يوصى بتفويض المسؤوليات العاجلة.

2 التفويض "على طول السلسلة"

لقد عهد إليك رئيسك بمهمة التحضير لاجتماع مهم ، وأنت تنقل هذه الوظيفة إلى مرؤوسك. هذا خاطئ تمامًا ، لأن موظفك بعيد عن المصدر الأصلي للمهمة ، فقد حفزك المدير وليس هو.

هناك حالات يمكن فيها تفويض المسؤولية ، ولكن لهذا عليك أن تعرف بدقة وظائف كل موظف ومحتوى توصيف وظيفته. وإلا ، فإننا نحصل على عامل ممل يؤدي ، عن طريق العصا ، واجبات الآخرين.

3 وفد متسرع

تظهر مهمة ، فأنت تدفع بها بسرعة إلى مرؤوسيك دون تحليل واعتبار. اتضح أنهم يفتقرون إلى المعلومات لأداء وظائف جديدة. يشيرون من خلالك إلى قيادتك التي حددت المهمة. تجيب الإدارة عليك ، وتوضح الوظائف المفوضة ، وبعد فترة يتم الكشف عن ثغرات جديدة ، يتكرر كل شيء. للمرة الثالثة ، ينظر إليك مديرك بعصبية ويسأل عما إذا كنت في مكانك ، لأنك لا تستطيع إنجاز المهمة الموكلة إليك؟ تبدأ في الخوض بعمق في العملية ، لكن الوقت ضاع بالفعل. ومعه احترام كل من الرؤساء والمرؤوسين ، الذين سحبتهم أيضًا. لا يمكنك إرجاع المهام الخاصة بك إلى الموظفين المرؤوسين ، فأنت بحاجة إلى تحليلها والمرور بجميع مراحل التفويض التي تحدثنا عنها أعلاه.

4 تفويض إلى الشخص الخطأ

غالبًا ما لا يكون الاختيار الخاطئ للموظف الذي فوضت إليه السلطة مشكلة تتعلق بموقف معين ، بل مشكلة تتعلق بسياسة الموظفين الخاصة بالشركة ككل. إذا كنت رئيس قسم ، ورؤساء الأقسام التابعة لك غير قادرين على أداء وظائف ذات مستوى أعلى - على من يقع اللوم؟ الأمر نفسه ينطبق على اختيار "المفضلة" - إذا اخترت من بين جميع الموظفين تفويض السلطة ليس الأكثر ملاءمة ، ولكن الأكثر ولاءً - فإن المسؤولية عن النتائج السلبية المحتملة تقع أيضًا على عاتقك.

5 أكثر من رئيس الوفد

كما ذكرنا سابقًا في القسم ذي الصلة ، لا يمكنك تفويض السلطة إلى شخص ليس تابعًا لك بشكل مباشر. ومع ذلك ، يعتقد بعض القادة ، الذين اعتادوا على إبقاء تنظيمهم بأكمله محكمًا ، أن "تابعي تابع لي". يقوم المدير بالاتصال بمدير القسم ويقوم ، من خلال رئيس المدير ، بتمكينه من إعداد التقارير على سبيل المثال. هذا يسبب الكثير من الاحتكاك وسوء الفهم ويزيد من سوء المناخ الأخلاقي في الفريق. يتبع الموظف تعليمات العديد من المديرين في وقت واحد. بسبب حجم العمل الكبير ، قد لا يتأقلم مع واجباته ، أو سيضطر إلى البقاء لوقت متأخر ، ويعاني من الإجهاد ، مما سيترتب عليه فصل الموظف. بينما تجد الشركة متخصصًا جديدًا في مكانه ، بينما هو يتدرب ، سيمضي الكثير من الوقت ، والوقت ، كما تعلم ، سيمضي.

6 تفويض متأخر

من الواضح أنه من السخف تفويض وظيفة إذا كان يجب القيام بها بالأمس. لكن هذا يحدث طوال الوقت. مكالمة من قسم الثقافة إلى مؤسسة تابعة في الساعة 9.00: ضع خطة للربع التالي في منطقتك وأرسلها بحلول الساعة 10.00 ، تطلب السلطات العليا منا. أي أن المدير ليس لديه الوقت لوضع الخطة بنفسه وإلقاءها على المرؤوس ، وتحديد مواعيد نهائية غير واقعية.

نتيجة لذلك ، يظهر مستند غير مفيد "للعرض". السلطات العليا راضية ، ولم يتم توبيخ القائد - إنه سعيد أيضًا ، والمرؤوس المرهق سعيد لأنه تركه وراءه ، وتضررت مصالح الشركة. يحدث الشيء نفسه عندما لا يتم تفويض السلطة وفقًا لخطة مصممة بعناية ، ولكن لأن القائد يتذكر فجأة اتجاهًا مهمًا يحتاج إلى دعم. نادرا ما يكون هذا النوع من التفويض فعالا.

7 التفويض بدون غرض

على ما يبدو ، ما هو الهدف من إخفاء الغرض من نقل الصلاحيات من المنفذين؟ ومع ذلك ، يحدث هذا في كثير من الأحيان - على سبيل المثال ، في مجال الاندماج والاستحواذ. يتم إعداد صفقة للاستحواذ على أصول شركة أخرى. من المستحيل الكشف عن تفاصيلها ، لكن يتعين على موظفي شركتك أن يكونوا مستعدين بطريقة ما لحقيقة أن كلا من إيقاع وحجم عملهم سيتغير.

يتم تكليف المهمة بالتنبؤ بالتغييرات في عمل بعض الإدارات ، مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أنه سيتعين عليهم العمل في وضع موزع ، لخدمة الأصول الحالية والإشراف على الأصول الجديدة. بطبيعة الحال ، لم يتم الكشف عن معايير الأصول الجديدة. ماذا يحصل المرؤوسون؟ هذا صحيح - الحسابات المجردة ، بالكاد قابلة للتطبيق في الممارسة ، والتخمين ، والمضاربة ، وما إلى ذلك.

خيار آخر هو عندما لا يتم توصيل الهدف للموظفين عن طريق بعض الحوادث. تم وضع الأمر بشكل غير صحيح ، ولم يتم تمرير الأمر حتى النهاية ، وما إلى ذلك.

8 التفويض بدون مواعيد نهائية

عندما يفوض رئيس ما وظيفة إلى موظف ، فإنه يتوقع أنه سيبدأ في أدائها على الفور وبنفس إيقاع الرئيس نفسه. لذلك ، غالبًا ما لا تُثار مسألة التوقيت على الإطلاق. ومع ذلك ، فإن الكثير يعتمد على الموظف نفسه. يقوم بعض المرؤوسين أولاً بأداء مهامهم الرئيسية ، ثم يقومون بأداء وظائف أخرى ، بينما يحاول الآخرون القيام بكل شيء في نفس الوقت ، ولا يزال آخرون ينتظرون تمامًا لبعض الوقت ، ولن يقوم المدير بإلغاء الأمر. غالبًا ما يؤدي عدم وجود مواعيد نهائية محددة إلى تأخير في تنفيذ المهام المفوضة.

9 التفويض بدون أولوية

موضوع مؤلم للغاية بالنسبة للمرؤوسين ، الذين يعطيهم المديرون خطة صارمة لأداء المسؤوليات الأساسية. وبعد ذلك يبدأون في نقل الصلاحيات ، والتي تستغرق أيضًا وقتًا لإكمالها ، وتحاول إنشاء وظائف جديدة في الجدول الزمني ، ويسارع الموظف بين عدة مهام ، دون أن يكون لديه وقت هنا وهناك. في هذه العملية ، تأتي تعليمات جديدة من القيادة ، وإلغاء بعض المسؤوليات ، وإضافة مسؤوليات جديدة ، وتشتد الفوضى. في النهاية ، يبدأ المرؤوس في أداء أبسط المهام ، لأنها تسمح لك بإظهار بعض نتائج العمل على الأقل. وتبقى الحالات المعقدة لوقت لاحق. الافتقار إلى الأولويات هو خطأ شائع جدًا عند التفويض.

10 عدم التفويض

يفوض القائد السلطة شفهياً ، لكنه في الحقيقة لا يحاول التدخل فحسب ، بل يؤدي نفس الوظائف بالتوازي. يحدث هذا في المنظمات التي يكون فيها المدير منشد الكمال. هناك ، بالمناسبة ، قد يكون هناك موقف لا يتم فيه تفويض السلطات على الإطلاق. يجلس المدير في العمل من الصباح حتى الليل ، ويحاول السيطرة على كل شيء في العالم ، وبعد عشرات السنين يغادر مباشرة من مكان العمل في سيارة إسعاف مصابًا بنوبة قلبية.

يؤدي نقص التفويض ، بالإضافة إلى المشكلات الصحية للرئيس ، أيضًا إلى صعوبات في التخطيط الاستراتيجي ، والاستجابة لتحديات السوق ، وتحسين العمليات التجارية. عندما يكون لديك كل العمل الحالي ، ببساطة لا يوجد وقت للقيام بذلك. أو في الليل. بكفاءة مناسبة.

ما الذي يمكن أن يعيق التفويض

يمكن أن تنشأ عقبات أمام النقل المختص للوظائف والمسؤوليات من جانب الموظف ومن جانب المدير.

تدخل من الرئيس

التدخل من المرؤوسين

• الشك في الحاجة إلى الوظائف المؤداة ؛
• قلة الخبرة في تنفيذ الصلاحيات القيادية ؛
• الخلاف مع المدير فيما يتعلق بتفويض المهام ؛
• عدم الرغبة في استبدال المدير وتقاسم المسؤولية معه (خاصة إذا تم تفويض سلطة فرض عقوبة).

إذا لم يكن المرؤوس جاهزًا أو لا يريد أداء الوظيفة المخصصة له ، فإنه يعود تدريجيًا (على سبيل المثال ، التشاور باستمرار حتى بشأن أبسط المشكلات) أو بشكل مباشر ("أنا آسف ، لا يمكنني القيام بذلك") السلطة للمدير. هذا يسمى التفويض العكسي.

استنتاج

التفويض عنصر مهم في المواهب الإدارية. إذا كان القائد يعرف كيفية تفويض بعض سلطاته بشكل صحيح إلى مرؤوسيه ، فلديه الوقت للتخطيط الاستراتيجي وتقييم السوق أو الوضع السياسي وغير ذلك الكثير.

يتمثل جوهر التفويض في تحرير وقت المدير ، وإعفائه من المهام الروتينية والتركيز على ما يحقق ربحًا. في الوقت نفسه ، تزداد كفاءة عمل المنظمة ، ويتحسن حافز الموظفين ويتراكم احتياطي الموظفين.

في الوقت نفسه ، يوصى بتفويض القضايا الحالية لأنشطة الشركة والعمليات التحضيرية أو المتخصصة للغاية ، بالإضافة إلى القضايا الأخرى التي لا تؤثر على تعريف الاستراتيجية والتخطيط طويل الأجل وجوانب الموظفين.

تتضمن عملية التفويض 4 مراحل ، ومن الأفضل اجتيازها جميعًا باستمرار. نادرًا ما يؤدي النقل التلقائي والصعق للوظائف إلى تأثير كبير ، ولكنه غالبًا ما يؤدي إلى عواقب غير سارة.

ما هي الإدارة: المستويات ، الأنواع ، الوظائف ، المبادئ الأساسية + نصائح حول كيف تصبح مديرًا ناجحًا

نبذة عن الكاتب

صحفي محترف ذو خبرة. أحب أن أفهم القضايا المالية المعقدة وأنقلها إلى الناس العاديين بلغة بسيطة وسهلة المنال. هدفي هو مساعدة الناس على تحسين محو الأمية المالية لديهم ، ومشاركة شرائح المال والأسرار المثيرة للاهتمام مع الآخرين ، حتى يصبح الناس أكثر ثراءً وحرية وسعادة.

ما هو التفويض؟

التفويض هو نوع من تنظيم العمل حيث يقوم المدير بتوزيع المهام المختلفة بين المرؤوسين. ببساطة ، التفويض هو نقل إلى الموظف مهمة أو إجراء يجب عليه القيام به في إطار سلطته ، أو نقل مهمة أو مجموعة من المهام من شخص إلى آخر ، بينما يكون بموافقته كاملة و تحقيق نتيجة. هذه واحدة من أهم صفات المدير الفعال. المندوبون (أولئك الذين يفوضون) قادرون على تنظيم سير العمل وتخطيط المهام بحيث يتم تحقيق الأهداف بأسرع ما يمكن وكفاءة.

نحن ننقل المسؤولية ليس فقط لإكمال المهمة ، ولكن أيضًا لحقيقة أنها ستتم وفقًا لقواعدنا ومعاييرنا.

في الحياة والعمل ، نفوض باستمرار ، أي أننا ننقل مهام معينة ، لذلك دعونا نقوم بذلك بالطريقة الصحيحة.

ما هي المنافع

يمكن أن يكون التفويض قصير الأجل وطويل الأجل. على سبيل المثال ، يمكننا تقليل عبء العمل ومقدار الإجهاد المرتبط به من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لأشخاص يتمتعون بالمهارات الكافية لإكمالها. سيؤدي هذا إلى زيادة مقدار الوقت الذي يمكننا إنفاقه على المشاريع التي تتطلب حقًا مشاركتنا المباشرة ، ومهام المستوى التنظيمي ، مثل التخطيط وإنشاء سياسات الشركة. فيما يلي بعض الفوائد التي ستجنيها مختلف الجهات الفاعلة في هذه العملية.

بالنسبة لنا ، يعد هذا زيادة في مستوى التواصل والثقة بيننا وبين موظفينا. يساعد في تحقيق الأهداف إذا تطلب الأمر العمل الجماعي أو العمل الجماعي.

هذا يساعد موظفينا على تطوير مهارات جديدة وحالية. يعزز الشعور بتماسك الفريق أو المجموعة في تحقيق الهدف معًا.

بالنسبة لمنظمتنا ، يساعد هذا في تقليل تكلفة الموارد المختلفة ، حيث نقوم بتوزيع المهام بشكل صحيح. يزيد الكفاءة عن طريق توفير المال.

لا يرغب العديد من القادة والمنظمين والمديرين فقط في المشاركة في التفويض ، خوفًا من فقدان السيطرة على المشروع والموظفين أو التخلي عن الحق في تحمل المسؤولية. ويبدو لهم أنهم يؤدون المهام بشكل أكثر كفاءة. لنفكر في الأمر ، ماذا لو كانت هذه المخاوف غير مبررة؟ ماذا لو تأثرت بالقوالب النمطية؟

ولذا قررنا! دعونا نرى من أين يمكننا أن نبدأ.

ماذا ومتى تفوض

هناك عمل يمكن نقله للآخرين. وهناك مهام كنت دائما تؤديها بنفسك وتمنحك السعادة ، فلا تريد مشاركتها مع شخص آخر. يمكن أن يكون هذا تحليل الميزانية أو التنظيم أو الإدارة. يمكن إكمال بعض المهام بعد التدريب. سيوفر هذا فرصة لتطوير مهارات جديدة وسيزيد عدد الأشخاص القادرين على التعامل مع المهام الصعبة. خلاف ذلك ، يمكنك تقاسم المسؤولية. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة التقرير بالكامل بنفسك ، يمكنك تحديد الأسئلة الرئيسية مع أحد الموظفين ثم استخدام نسخته من الأجزاء المختلفة من التقرير.

لا يمكن تفويض جميع المهام. يجب أن تكون دائمًا مسؤولاً عن:

* الرقابة والإشراف على عمل الموظفين ؛

* مفاوضات أساسية أو معقدة مع العملاء ؛

* العمل الذي يتطلب مجموعة متنوعة من المهارات التي تمتلكها أنت فقط.

يبدو أن فوائد التسليم الذكي واضحة. دعونا نرى كيف ومتى يتم نقل المهام. على سبيل المثال:

* عندما يمكن أن يؤدي العمل موظف بأجر أقل من أجرك.

من خلال القيام بعملك مقابل راتبه ، يحفظ الموظف أموال الشركة. وإذا فعل ذلك بكفاءة كافية ، فإن حجم المنفعة الاقتصادية يمكن أن يتجاوز الفرق في الأجور ، وأكثر من ذلك بكثير. تحصل الشركة على المزيد من الأرباح ، والتي من الممكن بل ومن الضروري تخصيص مكافأة لتشجيع الموظف حتى يستمر في العمل بنفس الجودة. أو رفع راتبه فيشعر بالنتائج الحقيقية لعمله.

* تفتقر إلى المعرفة والخبرة لإكمال مهمة ماهرة.

هذه حالة عمل شائعة. لا يمكنك معرفة كل شيء ، وحتى ما تفعله عادةً ، فأنت لست جيدًا فيه. لا تخف من الاعتراف بحقيقة أن مرؤوسيك سيتعاملون مع بعض مسؤولياتك أيضًا ، إن لم يكن أفضل منك. هذا طبيعي ولا حرج فيه. لذلك لا تتردد في تسليم الجزء المرؤوس من العمل الذي سيفعله بشكل أفضل. جنبا إلى جنب مع القوى. ولا داعي للغيرة - لقد أدركنا بالفعل أن موظفنا سيتعامل مع هذا الأمر بشكل أفضل منا.

* يمكن أن تساهم المهام التي يتم أداؤها في النمو المهني للموظف.

أنت تفوض المهام إلى شخص ، في رأيك ، سيحسن مهاراته نتيجة للتنفيذ. بشكل عام ، تحت ستار مهمة العمل ، يحصل الموظف على شيء مثل الممارسة الصناعية. أفضل حل للقضية عندما تريد تثقيف مساعد من بيئة جماعية. مع احتمال تعيينه نائباً له أو رئيسًا لقسم جديد في الشركة. في هذه الحالة ، سيكون من المثالي للبدء في تفويضه عددًا من الصلاحيات لإدارة هذا القسم ، وتوسيع نطاقها تدريجيًا إلى النطاق الكامل. ونتيجة لذلك ، حصلنا على مدير مختص وذوي خبرة نشأ تحت إشرافك الصارم ويعرف العملية برمتها من الداخل.

اختيار الموظف المناسب لتفويضه

أولاً ، يجب عليك تقييم نقاط القوة والضعف لدى كل من موظفيك وموظفيك. كن واضحًا بشأن ما يمكن للموظف القيام به وما لا يمكنه القيام به. لا تعتقد أنه يمكن تكييف المهارات مع أي موقف. على سبيل المثال ، قد يفشل مندوب مبيعات عبر الهاتف في المفاوضات المباشرة. لا تخف من استخدام مهارات عدة أشخاص. على سبيل المثال ، قد يكتب شخص ما نص كتيب جديد ثم يمرره إلى شخص آخر لمعالجة الرسومات والتنفيذ النهائي. قم بتعيين المرؤوسين بمهام يمكنها اختبار مهاراتهم وإطلاق العنان لقدرات جديدة فيهم.

ثانيًا ، إذا لزم الأمر ، ابحث عن موارد خارج شركتك. ربما لا يمتلك فريق العمل لديك أشخاصًا يتمتعون بالمهارات المناسبة ، أو أنك قد استنفدت قدراتك. ابحث خارج شركتك ، من بين الزملاء في الأقسام الأخرى ، يعرضون تقديم خدمة الإرجاع.

في بعض الأحيان ، يتعين عليك استخدام مساعدة المستشارين أو الموظفين المؤقتين إذا كنت:

* أداء مهمة خاصة ؛

* بحاجة إلى تقييم مستقل ؛

* توفير الوقت والمال لوظيفة أخرى.

قبل تعيين مستشار خارجي ، اجمع التعليقات حول عملهم واجمع اقتراحًا مكتوبًا يشرح ما تحتاجه. تذكر أنك بحاجة إلى التحكم في العمل الذي سيقوم به هؤلاء الأشخاص.

حدد موعدًا مع الشخص الذي ستنقل المهمة إليه.

التعاون هو نقطة مهمة في التفويض. لذلك ، يجب أن تلتقي شخصيًا.

استعد جيدًا للمناقشة وملخصًا للقضايا الرئيسية. يمكنك أن تفعل ذلك بنفسك أو تسأل أحد الموظفين:

* شرح المهمة أو المشروع أو الوظيفة بوضوح ؛

* تحديد الغرض من المهمة وكيف تتناسب مع الصورة الكبيرة ؛

* تحديد مسؤولية الموظف ؛

* تحديد الأشخاص الآخرين الذين سيشاركون في المهمة ، ووصف أدوارهم ؛

* تحديد الشروط الحقيقية للمهمة ؛

* تقديم المعلومات التي قد تنشأ ؛

* تحديد معايير الأداء وإطار النجاح ومستوى المسؤولية.

* شرح للموظف أن تنفيذ المهمة يجب أن يتوافق مع القواعد المعمول بها ؛

* تحديد الموارد التي يمكنك استخدامها ؛

* إذا لزم الأمر ، حدد موظفين إضافيين ؛

* اسأل الموظف عن المساعدة التي قد يحتاجها في إكمال المهمة ؛

* إذا احتاج الموظف إلى تطوير مهارات جديدة ، فوافق على خطة تدريب ؛

* تحديد مستوى السلطة التي ستفوضها.

ماذا يجب ان تحتفظ لنفسك؟

من بين العدد الكبير من المهام والواجبات التي يمكن وينبغي نقلها إلى المرؤوسين ، هناك العديد من المهام والواجبات التي يمكن أن تكون ضارة. غالبًا ما تكون هذه هي المسؤوليات التي تريد نقلها أكثر من غيرها. هذا بالضبط ما لا يجب عليك فعله. دعونا نلقي نظرة على بعضها.

التخطيط العام سواء كنت مسؤولاً عن قسم أو شركة بأكملها ، يمكن أن يكون وضع خطة جماعية ، لكن الموافقة عليها سلطوية فقط. في الواقع ، بشكل عام ، وفقًا لهذه الخطة ، لا يجب أن يجيب أحد سواك شخصيًا.

اختيار فريق من فناني الأداء وتقييم أعضاء الفريق مسائل التوظيف هي من اختصاص القائد. في هذا المجال ، يمكن للمرؤوسين فقط الحصول على تصويت استشاري. بعد كل شيء ، يجب أن يتم التوظيف والفصل فقط من قبل رئيس الدائرة ، الممنوح لهذا الحق بموجب قانون العمل. ونلاحظ أن هذا صحيح.

يعتمد تقييم أعضاء الفريق على مزيج من قدرات المؤدي المحتملة وحدود حوافزه لأداء الوظائف المفوضة. نلفت انتباهك إلى طريقة بسيطة للتقييم وفقًا لمعيارين رئيسيين: إمكانات الموظف ودوافعه (الشكل 1).

السيطرة على عمل الفريق. من ، إن لم يكن أنت ، سيكون قادرًا على التقييم الشخصي الكامل لعملية العمل ونتائجها؟ بطبيعة الحال ، إذا كانت المسؤولية الرئيسية تقع على عاتقك ، فالأمر متروك لك للتحكم. لكن ما هي الأساليب التي تختارها لهذا هو عملك الخاص. ملاحظة جانبية سريعة: لا تفرط في السيطرة عندما يتعلق الأمر بالتحكم. خلاف ذلك ، سوف تفاجأ عندما تجد أن الوقت الذي تم تحريره بواسطة التفويض قد تم إنفاقه في تتبع تنفيذ المسؤوليات المنقولة.

نظام حوافز لأعضاء الفريق - بمعنى آخر ، قم بتوفير مجموعة من الجزرات والعصي مسبقًا ، والتي ستوزعها أثناء عملية العمل حسب الحاجة. على سبيل المثال ، يجدر النظر في الخصائص الشخصية لكل تابع. بالنسبة للبعض ، فإن النظرة الشديدة تكفي للتوقف عن العبث ، بينما قد لا يساعد الشخص الذي يقوم بالغسيل الكامل. في مثل هذه الحالات ، تحتاج إلى معاقبة الروبل ، كما يقولون. مع المكافآت ، الأشياء هي نفسها تمامًا. تذكر: على أي حال ، فإن توزيع العصا والجزرة هو عملك فقط.

عندما يكون التفويض خاطئًا

* صندوق البريد الإلكتروني ممتلئ دائمًا.

* عليك البقاء بعد العمل لإكمال المهام التي تعتقد أنك وحدك من يمكنه التعامل معها.

* غالبًا ما يصرف انتباهك عن طلبات شرح بعض القضايا.

* تتنبأ بنتيجة عمل الموظفين وتعيد النتيجة التي لا ترضيك.

* تتدخل غالبًا في المهام التي فوضتها.

* انخفاض معنويات الفريق وارتفاع معدل دوران الموظفين.

* لا يرغب موظفوك في تحمل مسؤولية المهام التي توزعها ، أي التفويض.

لنبدأ في التغلب على عقباتنا.

هناك شيء مثل التفويض العكسي. يحدث هذا إذا كان الموظف الذي كلفت به المهمة لا يتعامل معها ويعيدها إليك أو يتوقع منك التعامل مع المشكلة أو اتخاذ قرار. ومع ذلك ، قاوم إغراء تولي هذه الأعمال - لتفويض نفسك. لديك فرصة جيدة لكسب ثقة الموظف إذا:

* التعبير عن موقف إيجابي تجاه حقيقة أن الكثير قد تم بالفعل ؛

* المساعدة على فهم الوضع وشرائحه.

* توضيح للموظف أن لديه الكثير من القوة لاتخاذ القرارات ؛

* دعمه في اتخاذ القرار.

* تساعد في تعلم إتقان مهارات جديدة.

إذا واجه موظفك صعوبات في عملية إكمال مهمة ما ، فلا تعاقبه أو تبتعد عنه وعن مشاكله ، وناقش الموقف معه ، وشجعه بنشاط على إيجاد خياراته الخاصة للتغلب عليها ، وادعم الخطوات التي حددها . دعه يشعر كيف يحقق النتيجة. لا تقم بإعادة مهمة تم تفويضها إذا كانت لا تلبي توقعاتك. أخبر المرؤوسين بماذا ولماذا لست راضيًا ، واطلب منهم إعادة صياغة المهمة.

إذا فهمت أن المهمة لا تزال تتجاوز قدرة هذا الشخص ، وفي الوقت نفسه ، فإن عدم التدخل محفوف بالمخاطر الجسيمة ، فوّض المهمة إلى موظف أكثر خبرة. على أي حال ، لا يجب أن تتحمل القضية بنفسك.

بعد الانتهاء من المهمة ، قم دائمًا بالتلخيص. قم بإجراء تقييم مع المرؤوس:

* اسأل كيف وماذا أعطته عملية التفويض.

* الاعتراف بنجاحاته ، والثناء على العمل المنجز.

* قارن النتائج المحققة مع المعايير المحددة مسبقًا.

* تجنب الانتقاد والاتهامات ، وناقش ما هي التعديلات التي ستحتاجها في المستقبل.

ناقش خطة للخطوات التالية للتطوير المهني المستقبلي للموظف. يجب أن يشعر المرؤوس أن عمله قد حظي بالتقدير ، ليس فقط عملك ، ولكن أيضًا من العملاء.

فيما يلي جدول صغير ، في شكل بسيط ، يعكس الصفات السلبية والإيجابية لشخص أو قائد مسؤول ، والتي تؤثر على تفويض السلطة (الجدول 1).

مهارات قيادية منخفضة	مهارات قيادية عالية
عدم مراعاة ما يكمن وراء سلوك المرؤوسين	يأخذ في الاعتبار بالضرورة الأسس النفسية لسلوك المرؤوسين
يتجنب الأفعال المتعلقة بالعقاب	يعاقب ويؤدب إذا لزم الأمر
يتبع أسلوب القيادة الذي عفا عليه الزمن	يكيف مهارات القيادة مع القواعد الحديثة في المجتمع
ليس لديه فكرة عن قواعد وآليات ممارسة دور قيادي	يفهم ماذا وكيف يؤثر على دوره القيادي
يعتقد أن العلاقات الطبيعية مع المرؤوسين غير ضرورية	يطور علاقات إيجابية مع المرؤوسين
لا يطلب الوضوح	يحدد مهام واضحة
يترك عمل المرؤوسين للصدفة	يحلل ويصحح عمل المرؤوسين باستمرار
يتسامح مع الرداءة	يشجع أفضل الأمثلة
نهج منظم بشكل غير كاف لتحليل العمل	يقترب بشكل منهجي من تحليل العمل
مع الخوف وقليل من تفويض السلطة	واثق من تفويض السلطة بكفاءة
تتجاهل فرصة الاعتراف الإيجابي بعمل الموظفين	يحتفل حتى بأصغر نجاحات الموظفين كلما أمكن ذلك
في كثير من الأحيان لا تتعامل مع الطلقات الصعبة	يؤسس علاقات مقبولة مع الموظفين الصعبين
لا يحمي فريقه	يحمي فريقه في حالة ظهور تهديد
يتسامح مع المساهمات السيئة في العمل	يبحث عن طرق لتعظيم مساهمات الموظفين
غير قادر على إنشاء وفهم ونقل معيار النجاح إلى المرؤوسين	يحدد معايير النجاح ويفهمها وينقلها بوضوح إلى المرؤوسين

كل شيء سوف يعمل إذا ...

مباشرة بعد اتخاذ القرار بشأن اختيار الموظفين ونقل السلطة ، تبدأ عملية التفويض مع الاستحقاق المتزامن للحقوق. يجب أن يحدد القادة بوضوح النتائج التي يتوقعونها من المرؤوسين المخولين وأن يحددوا بوضوح الشروط والقواعد التي يجب أداء المهمة من خلالها. سنجعل هذه العملية أكثر فعالية إذا أخذنا في الاعتبار الفروق الدقيقة التالية:

1. يجب أن يحدد القادة بوضوح النتائج التي يتوقعونها من المرؤوس الذي تم تمكينه. إن الفهم الواضح لما يجب تحقيقه ولماذا هو مهم هو شرط أساسي للتفويض مع التمكين المتزامن. لا يمكنك الدراسة أو العمل أو القيام بأعمال أخرى حتى ندرك أهداف أنشطتنا وأسبابها وعواقبها. من أجل التأكد من أن النتيجة المتوقعة لا تتعارض مع رغبات الموظفين الآخرين ، يجب أن ترتبط بالمزايا الشخصية للموظفين ورسالة الشركة ، مع التركيز على معنى وأهمية المهمة. بالإضافة إلى النتائج النهائية المرغوبة ، يحتاج القائد إلى تحديد الظروف التي ينبغي تنفيذ المهمة فيها. بعد كل شيء ، أي شركة لديها قواعد وإجراءات ومقدار الموارد. هناك دائمًا حدود معينة تحد من إمكانيات المؤدي. هذا ما يجب شرحه عند تفويض السلطة.

أيضًا ، يجب على المدير تحديد مواعيد نهائية محددة وجدول تقارير صارم. كيف ومتى يجب أن تكتمل المهمة ، من هو المسؤول عن النتائج ويقبل التقارير؟ لا توجد أخطاء أخرى في نقل السلطة يمكن أن تكون أكثر إزعاجًا من سوء فهم هذا الإطار. هناك ما لا يقل عن خمسة مستويات مختلفة من المبادرة. يجب أن يفهم المدير بوضوح ما هو ومستوى المبادرة الذي يتوقعه من المرؤوسين.

2. دعوة الموظف للمشاركة في مراجعة تفويض السلطة. في كثير من الأحيان ، لا يمكن للمديرين إعطاء المرؤوسين الاختيار الكامل ، لكن يمكنهم السماح لهم بتحديد متى يمكن إكمال المهمة ، وما هو مستوى المسؤولية ومتى يبدأ التنفيذ ، وكيفية إكماله ، وما هي الموارد التي يجب الاتصال بها. أود أن أشير إلى أن كل هذه النقاط ستوسع مجال تأثير العمال.

3. من الضروري تهيئة الظروف الأكثر اكتمالا للموظف وليس فقط إعطاء الفرصة لتلقي جميع المعلومات التي يحتاجها حول المهمة ، ولكن أيضًا السماح له بالتعبير بحرية عن آرائه حول العمل نفسه. قد يؤدي انتظار إجابة المرؤوسين على الأسئلة إلى الإفراط في الاعتماد. ومع ذلك ، فإن توفر القائد الذي يمكنك تبادل الآراء معه والتشاور معه في أي وقت يساعد على تعزيز الثقة في العلاقات المهنية.

4. لكي ينجح الموظفون ، يجب تمكينهم من تنفيذ المهمة الموكلة إليهم. لا ينبغي للقائد أن يمنح مرؤوسيه حقوقًا مفرطة ، أي يمنحهم قوة وحرية مفرطة ومعلومات وموارد. يؤدي هذا التناقض إلى انخفاض مستوى المسؤولية وإساءة استخدام السلطة. يمكن للمدير أن يُلزم المرؤوسين بالمسؤولية الأساسية ، أي عن النتائج المؤقتة.

5. أداء المهمة ضمن الهيكل التنظيمي الحالي. مبدأ مهم آخر للتفويض مع منح الحقوق في وقت واحد هو نقل السلطة إلى أدنى مستوى تنظيمي يمكن من خلاله أداء المهمة. يجب أن يشارك الأشخاص المشاركون بشكل مباشر في العمل في حل المشكلة. هؤلاء الموظفون ، كقاعدة عامة ، لديهم المعلومات الأكثر دقة وكاملة حول هذا الموضوع. سيؤدي ذلك إلى انخفاض تكاليف العمالة وجمع المعلومات. في المقابل ، بينما ينظر المديرون إلى المشكلة في نطاق أوسع ، يتمتع الموظفون من المستوى الأدنى بالمعرفة المحددة اللازمة لحل العديد من المشكلات.

6. عند تفويض السلطة للمرؤوسين ، يجب على المديرين ضمان كل الدعم الممكن. للقيام بذلك ، يحتاجون إلى الخروج برسائل مختلفة وشرح ما يتوقعونه من المرؤوسين. يجب عليهم أيضًا تزويد الموظفين باستمرار بالمعلومات والموارد التي يحتاجون إليها لإنجاز المهمة المطروحة. من الضروري تزويد المرؤوسين بإمكانية الوصول إلى التقارير وبيانات العملاء والمقالات ونشرات الأخبار ذات الصلة بالمهمة المطروحة. لا يساهم هذا الدعم في إكمال المهمة فحسب ، بل يشير أيضًا إلى اهتمام الإدارة بالعمل واهتمامه بالمرؤوسين. يجب على القائد تعليم المرؤوسين للحصول بشكل مستقل على المعلومات والموارد اللازمة ، لأنه من غير المحتمل أن يكون وحده قادرًا على تزويدهم بكل ما يحتاجون إليه.

7. الاهتمام بالمسئولية عن نتائج العمل المنجز. بعد تفويض السلطة ، يجب على المدير أن يتخلى عن السيطرة الدقيقة على عملية أداء المهام من قبل الموظفين. يجب أن نتذكر أن الهدف الرئيسي للتفويض سيكون حل المشكلة بنجاح ، وليس تنفيذ أساليب العمل المفضلة لدى القائد. يجب اعتبار الإجراءات التي تتعدى على مصالح المرؤوسين الآخرين أو تتعارض مع القواعد المعتمدة في الشركة غير مقبولة.

8. المدير ملزم بإيلاء اهتمام خاص لنتائج العمل وليس لكيفية أداء الموظف له. من الضروري تحديد متطلبات النتيجة بوضوح. بدون تحديد هذه المعايير ، من الصعب على القائد ممارسة السيطرة على تصرفات المرؤوس.

9 - ينبغي أن يتم نقل السلطات (المعروف أيضا باسم التفويض) بالتتابع. يحتاج القائد إلى اتخاذ قرارات بشأن التفويض مسبقًا. إذا كان لديه ما يكفي من الوقت ، فإنه يؤدي بشكل مستقل العمل الذي يمكن وينبغي نقله. يجب أن نتذكر أنه يجب تفويض المهام السارة وغير السارة. في كثير من الأحيان ، يحتفظ المديرون بمهام أكثر إثارة لأنفسهم ، ويتم تكليف المرؤوسين بمهام أكثر مملة وغير سارة. إذا شعر الموظفون أنهم مؤتمنون فقط على "العمل القذر" ، فمن غير المرجح أن يقوموا به بشكل جيد حتى النهاية. يجب ألا يخاف المدير من إسناد المهام الصعبة للموظفين. التفويض المتسلسل يعني أنه يفوض السلطة في كل وقت ، ليس فقط عندما يكون هو نفسه مرهقًا ، ويتم تفويض المهام السارة وغير السارة.

10. تجنب إعادة السلطة المفوضة. في سياق المناقشات ، يتعين على المديرين في بعض الأحيان التعامل مع ما يسمى بعودة التفويض ، وقد ذكرنا ذلك سابقًا ، عندما يحاول المرؤوسون ، الذين يتمتعون بسلطات معينة ، إعادة المسؤوليات المستلمة. يجب على المدير قمع مثل هذه المحاولات بصدق وعلانية. أولئك الذين لا يستطيعون التعامل مع الموقف يجب أن يقضوا الوقت ليس في القيام بعملهم ، ولكن في حل مشاكل مرؤوسيهم.

تتمثل إحدى طرق تجنب عودة السلطة في التوضيح للمرؤوسين أنه يجب عليهم تنفيذ قراراتهم الخاصة. من الضروري عدم مناقشة المشكلة نفسها أو تقديم المشورة ، ولكن النظر في الخيارات المتاحة لحلها للموظفين ومنطقهم في مثل هذا ، وليس حلًا آخر. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن نضع بوضوح الإطار الذي يمكن للمرؤوس وينبغي أن يظهر مبادرته. يسمح هذا التكتيك للقائد ليس فقط بتجنب إعادة السلطة وأداء العمل ، وهي المسؤولية الأساسية التي تقع على عاتق الآخرين ، ولكنه يساعد أيضًا في تدريب المرؤوسين على حل المشكلات بأنفسهم. إن عودة السلطة لا تحل المشكلة ، بل تخلق وتزيد من اعتماد الموظفين على المدير ، مما يؤثر نتيجة لذلك على العمل ككل.

11. وضح لمرؤوسيك ما هي الآفاق الكامنة في حل المشكلة. يجب أن يكون الموظفون على دراية بآثار ممارسة السلطة المفوضة. سيفهمون المهمة المطروحة بشكل أفضل وسيظهرون المزيد من الاهتمام والمبادرة إذا كانوا يعرفون المكافأة والآفاق التي تنتظرهم في حالة وجود حل إيجابي للمهمة. بشكل أساسي ، يتحمل المدير مسؤولية مساعدة الموظفين على فهم الرابط بين الإنجاز الناجح للمهمة والمكافآت المالية والقدرة على تسلق سلم الشركة وتحسين مهاراتهم.

يمكن أن يساهم شرح الآثار المترتبة أيضًا في فهم أن نقل السلطة ضروري ليس فقط لإنجاز المهام الموكلة إليه ، ولكن أيضًا لتقوية العلاقات بين الأشخاص. يجب أن يؤدي التنفيذ الناجح للمهام أيضًا إلى نتائج مثل تحسين العلاقات بين موظفي الشركة ، في فريق أو مباشرة مع المدير. بناءً على كل ما قيل ، من الضروري التأكد من أنه نتيجة لأي نقل للسلطة ، يتم تعزيز العلاقات في فريق الأقسام أو في الفريق ، وفي الشركة ككل.

كملخص

إذا كانت لديك صورة واضحة عن كل ما يحدث في الشركة أو في القسم ، إذا فهمت وفهمت كيفية تطبيق القدرة على التفويض ، ورأيت الهدف النهائي بوضوح ، وكذلك طرق تحقيقه ، فأنت يضمن النجاح. وكما قال فرازيل عبدوفيتش إسكندر ، "المسؤولية الحقيقية هي مسؤولية شخصية فقط. الرجل يحمر خجلا وحده ".

من المهم لقادة المنظمات تنظيم عمل الموظفين بطريقة تحقق أكبر عائد وتكشف عن إمكاناتهم بالكامل. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة كيفية التنفيذ العملي لتفويض السلطة المستخدم لتحسين أداء الشركة دون الإضرار بالوضع الحالي.

تعريف

يتجلى التفويض على أنه تقسيم متساو للحقوق والالتزامات بين موضوعات النظام. تم صياغة مبادئها في بداية القرن العشرين من قبل P.M. Kerzhentsev.

التفويض هو منح السلطة لأداء المهام إلى شخص مسؤول مع التنازل المتزامن لـ المسئوليةللنتيجة التي تم الحصول عليها. يسمح لك التفويض بتوزيع المهام بشكل صحيح بين الموظفين ويستخدم لتحقيق الأهداف النهائية للمنظمة.

تتمثل المسؤولية في التزام الموظف بالقيام بالعمل المحدد بجودة عالية وإتمامه بشكل مرض. الموظفون مسؤولون في مجال نشاطهم أمام رؤسائهم.

الصلاحيات (الصلاحيات) هي بمثابة حقوق محدودة لاستخدام الموارد المتضمنة في أداء مهام معينة. كل منصب في المنظمة مصحوب بولايات محددة. يؤدي تغيير الوظيفة أيضًا إلى استبدال سلطات الموظف.

تطبيق

التفويض هو نقل بعض الصلاحيات والمسؤوليات لموظفي الشركة والتوزيع المتساوي للوظائف المختلفة بينهم. يتم اتخاذ إجراء ، والذي يحدد مهام التفويض الرسمية ، كقائد قادر على حل جميع المشكلات الحالية بسرعة واستخدام الموظفين بمهارة والذين هم أكثر قدرة على التعامل مع كل نوع محدد من المهام.

الأهداف

يستخدم تفويض السلطة لتحقيق أهداف محددة من قبل منظمة ، مثل:

• ربط "العامل البشري" - زيادة نشاط واهتمام الموظفين من المستوى الأدنى ؛
• زيادة كفاءة (كفاءة) العمال بسبب تحسين مؤهلاتهم واكتساب مهارات وقدرات جديدة ؛
• تفريغ الإدارة العليا بإعطاء الوقت لمعالجة القضايا الإستراتيجية والتشغيلية والإدارية.

تفويض المهام

الأنواع التالية من المهام مناسبة للتفويض:

• نمط؛
• أسئلة غير مهمة
• العمل التحضيري
• عمل متخصص.

ولكن لا يمكن تفويض جميع المهام للموظفين العاديين. واجب كل قائد هو تسوية تلك المهام التي يمكن أن تؤثر على الأنشطة المستقبلية للمنظمة.

هذه أسئلة ذات طبيعة سرية ، ومشاكل إستراتيجية غير قياسية ، وحالات غير متوقعة تتطلب حلًا سريعًا.

وبالتالي ، لم يتم تفويض:

• تحديد الأهداف
• قيادة المرؤوسين
• مهام محفوفة بالمخاطر
• عمل غير عادي
• اتخاذ القرارات الإستراتيجية والإدارية ؛
• أداء مهام سرية ؛
• تطوير السياسة التنظيمية.

متطلبات موضوعات الإيفاد

في عملية نقل الأوامر ، يمكن أن يواجه كل من الرؤساء والموظفين عددًا من الصعوبات. الإدارة الفعالة لتفويض السلطة ممكنة فقط من خلال تحليل جميع العقبات القائمة والمحتملة التي تؤثر على إدارة ومراقبة الأنشطة الحالية.

المشاكل التي تظهر أحيانًا لمدير أو رئيس قسم وتتداخل مع التفويض:

• الخوف من فقدان منصب قائم وما يرتبط به من قوة ؛
• شكوك حول استعداد الموظفين الآخرين ، وانخفاض الخصائص التقييمية لأنشطتهم ؛
• المبالغة في تقدير الذات والطموح المفرط ؛
• قلة الثقة بالنفس ، الخوف من سوء فهم أفعاله.

المشكلات التي يحددها الموظفون أحيانًا عند أداء المهام الموكلة إليهم:

• الشك في صحة الحلول المستخدمة ؛
• نقص الخبرة
• الخلافات الأساسية مع الرئيس ؛
• عدم الرغبة في قيادة فناني الأداء الآخرين ، خاصة فيما يتعلق بفرض العقوبات.

يجب على القائد المختص ، عند ظهور الصعوبات ، أن يتعامل أولاً مع العقبات الشخصية التي تمنع التنظيم الفعال للعمل ، ثم يدرس بعناية مشاكل المرؤوس. سيشير تحليل الموقف إلى أخطاء إدارية محتملة وسيسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة وذات أسس جيدة ، على سبيل المثال ، فيما يتعلق باستبدال المؤدي أو إزالة العبء غير الضروري منه ، أو من حيث التعامل مع الصعوبات النفسية ، كلاهما الخاصة بنا ومن المؤدي.

عملية التفويض

يجب أن يسعى كل قائد للتأكد من أنه عند تنظيم عملية العمل ، يتم التخطيط لمسؤوليات العمل بالتساوي عبر الفريق بأكمله ، مع ممارسة السلطة وعدم التخلي عن المسؤولية عن عملية إكمال المهام.

ينقسم التفويض في المنظمة إلى عدة مراحل:

المرحلة الأولى - نقل الأمر إلى المنفذ ؛

المرحلة الثانية - تزويد المؤدي بالسلطات والموارد ؛

المرحلة الثالثة - صياغة التزامات الموظف مع الإشارة إلى نتيجة الأداء المطلوبة.

عند مراقبة أنشطة المرؤوسين ، فإن الوسط الذهبي مهم. يمكن أن يؤدي الإفراط في الحضانة إلى الركود في العمل وقلة المبادرة لدى الموظف. إذا لم تتحكم في العملية ، فستكون النتيجة بعيدة جدًا عن النتيجة المطلوبة بسبب التدفق غير المنسق للعمل في الوقت المناسب. من الضروري إنشاء التعليقات مقدمًا وتحقيق الاحترام والسلطة العالية بين الموظفين.

في كثير من الأحيان ، يخطئ المسؤولون عن طريق تحويل العمل غير المرغوب فيه وغير المثير للاهتمام إلى مرؤوسيهم ، خاصةً إذا كانوا هم أنفسهم على دراية بهذا الموضوع بشكل سطحي فقط. لكن هذا ليس صحيحًا دائمًا ، لأن الرئيس لا يزال مسؤولاً عن تقدم العمل. إذا لم يكن لدى القائد نفسه أي فكرة عن النتائج التي يجب توقعها عند الخروج ، فكيف سيكون قادرًا على التحكم في أنشطة المرؤوس؟ الجواب واضح.

يفضل الرؤساء المتمرسون تكليف الموظفين بمهام أكثر تعقيدًا بقليل مما كانوا يؤدونها سابقًا. تساعد مثل هذه المهام على الكشف الكامل عن إمكانات المرؤوسين. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، من الأفضل وضع أوامر على الورق لزيادة تحفيز الموظفين.

عند تخصيص الصلاحيات في نظام تنظيمي ، من المهم للغاية مراعاة الجوانب التالية:

• يجب أن تمتثل الصلاحيات بالكامل للخطة الموضوعة لتنفيذ المهمة ، فالهدف هو الذي يحدد نطاق الصلاحيات ، وليس العكس ؛
• يجب ربط صلاحيات جميع الموظفين بكفاءة في مجمع واحد دون ظهور تناقضات وضمان توازن الهيكل بأكمله ؛
• يجب أن تكون جميع السلطات واضحة ومحددة حتى يتمكن الموظفون دائمًا من فهم ما هو مطلوب منهم وما هي الموارد الموضوعة تحت تصرفهم.

يزيد التعامل السليم مع السلطة من كفاءة المنظمة بأكملها. يكتسب الموظفون فهمًا واضحًا لمسؤوليات وظيفتهم وأهدافهم وبالتالي تحقيق أفضل النتائج.

مزايا

بشكل عام ، تتميز عملية التفويض بجانبين إيجابيين:

1. يتم تحرير وقت المدير لحل المشكلات التي تتطلب مشاركة شخصية. يصبح من الممكن التركيز على تخطيط آفاق نمو الشركة واستراتيجية الإدارة.
2. التفويض هو أحد أفضل الطرق لتحفيز الموظفين المبدعين والنشطين الذين يرغبون في التطور والتعلم. يمكن استخدامه للتدريب قبل الحصول على منصب أعلى. يساعد على تطوير المعرفة والمهارات والقدرات الجديدة للموظفين التي يتم استخدامها لأنشطة أكثر نجاحًا.

مبادئ التفويض

للحصول على نهج منظم ، من المستحسن الالتزام بالمبادئ التالية عند تفويض السلطة. خلاف ذلك ، يمكن أن يؤدي عدم الوفاء بها إلى صعوبات في الإدارة ، وبالتالي إلى التشغيل غير المرضي للنظام ككل.

مبدأ التعريف الوظيفي

يعتمد على الفهم الكامل والواضح من قبل كل قائد للسلامة الهيكلية للمنظمة: ما هي الحقوق والمسؤوليات الممنوحة لكل موضوع من مواضيع النظام ، وما هي المعلومات واتصالات الخدمة التي تم تنفيذها فيما بينهم ، والتوجيه ونتائجهم أنشطة العمل. بمعنى آخر ، يعرف المسؤول المتمرس دائمًا ما يمكن توقعه ومن من.

مبدأ عددي

لأنه يقوم على تقسيم واضح لمسؤوليات الوظيفة. يجب أن يعرف كل فنان من يجب أن يكون مسؤولاً أمامه مباشرة عن نتائج عمله ، وأنشطته التي ينبغي أن ينظمها بشكل مستقل. يشير هذا المبدأ إلى سلسلة علاقات الخدمة بين المرؤوسين وقادة النظام التنظيمي بأكمله. كلما كان هذا الخط أكثر تعبيرًا ، زادت فعالية الإدارة والتواصل بين الموظفين. يحتاج أي مرؤوس إلى فهم دقيق لمن يفوض السلطة له ولمن ينقل القضايا التي ليست ضمن حدود اختصاصه.

مبدأ مستوى السلطة

فهو يجمع بين المبدأين أعلاه. يجب على كل موظف أن يفهم بوضوح نطاق السلطة المفوضة إليه وأن يحل ، بمفرده ، المشكلات المقابلة لمستوى سلطته ، وليس نقل هذه القضايا إلى الإدارة العليا.

خلاف ذلك ، قد تنشأ حالة من الجمود عندما يضطر المديرون مرة أخرى إلى مواجهة المشكلات التي تم تفويضها بالفعل إلى المرؤوسين. عند استخدام هذه القاعدة ، لا ينبغي أن يكون هناك نقل للسلطات فحسب ، بل يجب أن يكون هناك أيضًا تفويض للمسؤولية.

المبدأ على أساس النتائج المتوقعة

يوضح أن جميع أنشطة المنظمة تحتاج إلى تخطيط دقيق. يجب أن يكون لجميع المهام أهداف واضحة ونتائج متوقعة محددة. خلاف ذلك ، لن يكون المدير ببساطة قادرًا على توزيع المهام بكفاءة بين الموظفين ، دون أن يكون لديه فكرة كاملة عما إذا كان لدى المرؤوسين سلطة كافية للعمل المفوض إليهم.

مبدأ إدارة الرجل الواحد

بناء على العلاقة الوثيقة بين المؤدي والقائد. كلما ارتفع مستوى التعاون ، زاد إحساس المرؤوس بالمسؤولية الشخصية وأقل احتمالًا لتلقي أوامر متضاربة. من المهم أن يتم تفويض المهمة للموظف من قبل رئيس واحد فقط من أجل تجنب الارتباك والموقف عندما "لا تعرف اليد اليسرى ما تفعله اليد اليمنى".

مبدأ المسؤولية غير المشروطة

على الرغم من أنه عند تفويض المهام إلى مرؤوس ، يتم نقل السلطة والمسؤولية عن نتائج العمل المنجز في وقت واحد ، إلا أن هذا ليس سببًا لإعفاء المدير من الالتزامات المفروضة عليه. إن الرئيس هو الذي يقرر تفويض المهمة ، لذلك فهو لا يزال مسؤولاً عن أنشطة عمل المرؤوسين وتنفيذ المهمة. المنفذون مسؤولون عن العمل المنجز ، والمديرون مسؤولون عن تصرفات المرؤوسين. هذا المبدأ له أهمية خاصة عندما يتم تفويض سلطات الدولة وغيرها من السلطات ذات المستوى العالي.

مبدأ الموازنة بين السلطة والمسؤولية

يشير إلى أن السلطة المفوضة يجب أن تكون متسقة مع المسؤوليات المعينة إلى المرؤوس. إذا كان نطاق السلطة أقل من المسؤولية ، فلن يكون المؤدي قادرًا على أداء العمل المنقول إليه بالكامل ، ولكن إذا كان أعلى ، فقد تنشأ حالة من عدم جدوى السلطات المفروضة أو إساءة استخدام المنصب الرسمي.

يجب على كل مسؤول تنظيم تفويض السلطة والمسؤولية بكفاءة. المبادئ التي نوقشت أعلاه ستساعده في ذلك.

أنواع الصلاحيات

في نظام المنظمة ، وفقًا للأهداف والمتطلبات الحالية ، يمكن تخصيص أنواع مختلفة من الصلاحيات. يتم تحديدها من خلال أنشطة الأقسام ووظائفها العامة.

خطي

يتم نقل هذه الصلاحيات مباشرة من الرأس إلى المؤدي وكذلك وفقًا للمخطط. يستطيع المدير الذي يتمتع بسلطات خطية اتخاذ قرارات ضمن حدود اختصاصه دون اتفاق مسبق مع الرؤساء الآخرين. يشكل المخطط التسلسلي لهذه الصلاحيات تسلسلاً هرميًا لمستويات الإدارة.

في الوقت نفسه ، لا يحدث تفويض السلطة والمسؤولية إلا عند الأخذ في الاعتبار مبدأ القيادة الفردية ، وفي نفس الوقت ، معايير القدرة على التحكم. أما بالنسبة لمبدأ القيادة الفردية فقد نوقش أعلاه.

يوضح هذا المبدأ أن مديرًا واحدًا فقط يسيطر على كل موظف ، وأن الموظف مسؤول فقط أمام رئيسه المباشر. ومعدل التحكم هو عدد الموظفين الذين يقدمون تقارير إلى قائد معين.

ومع ذلك ، مع زيادة كبيرة في عدد السلاسل في مخطط القيادة ، هناك تباطؤ قوي في التبادل التشغيلي للمعلومات. لهذا السبب ، هناك حاجة لإدخال صلاحيات أخرى في الهيكل التنظيمي.

طاقم عمل

لتحديد فئات سلطات الموظفين الموجودة ، يجب عليك أولاً تفكيك أنواع مكاتب الموظفين ، والتي تتميز بما يلي:

1. جهاز استشاري يستخدم لحل المشاكل المتخصصة. يمكن أن تعمل بشكل مؤقت ودائم.
2. جندي - يُستخدم لأداء خدمات محددة (على سبيل المثال قسم الموارد البشرية).
3. الشخصية هي فئة فرعية لجهاز الخدمة. تتشكل عندما يقوم الرئيس بتعيين مساعد أو سكرتير. يتمتع جميع الأعضاء هنا بسلطة رسمية عالية.

وفقًا لذلك ، يتم تقسيم الصلاحيات التي يمكن نقلها إلى أي جهاز:

1. التوصيات - تطبق من قبل المقر الاستشاري وتقتصر حقوقها على التوصيات المهنية.
2. وتمتد الموافقات الإلزامية إلى رؤساء قراراتهم والجهاز.
3. موازية - تُستخدم في الحالات التي يمكن فيها للجهاز نقض قرارات الإدارة ، وتستخدم لمنع الانتهاكات الجسيمة. على سبيل المثال ، يتم تبرير استخدام بيانات الاعتماد المتزامنة عند إجراء عمليات شراء كبيرة حيث يلزم توقيعين.
4. وظيفية - هم على أعلى مستوى ، يمكنهم السماح بإجراءات معينة وإلغائها. انتشر استخدامها على نطاق واسع ، لا سيما في مجالات مثل مراقبة العمالة وطرق المحاسبة.

يساعد استخدام الأجهزة الإضافية في تبسيط هيكل الإدارة بشكل كبير في الشركات التي بها عدد كبير من الموظفين. بفضل التفاعل الوثيق والمنظم بشكل صحيح لجميع موضوعات الشركة ، تزداد فعالية المنظمة ككل. للإدارة الفعالة ، يجب أيضًا مراعاة الأطراف الأخرى: مبادئ تفويض السلطة ، المتطلبات ، الميزات ، الأنواع ، إلخ.

استخدام التفويض مهم لأي مدير. يساعد على تنظيم عملية العمل بكفاءة ، ويفصل بوضوح بين حقوق ومسؤوليات جميع الموظفين. من الأسهل بكثير على فناني الأداء العمل عندما يعرفون ما هو مطلوب منهم وما هي النتائج التي يحتاجون إلى تحقيقها. بالإضافة إلى ذلك ، يعتبر التفويض عاملاً مهمًا يستخدم لزيادة كفاءة كل موظف وإتاحة وقت إضافي للمدير لحل المهام المهمة استراتيجيًا ، مما يؤدي بالتالي إلى زيادة كفاءة وإنتاجية النظام بأكمله.

يواجه أي مدير الحاجة باستمرار تفويض السلطة... وإذا كان القائد يعتقد أنه إذا كنت تريد شيئًا جيدًا ، فافعله بنفسك ، فهذا ليس دائمًا موضوعًا صحيًا.

تفويض السلطة- يحدث هذا عندما ينقل المدير جزءًا من المهام إلى مرؤوسه. في الوقت نفسه ، يجب على المدير التأكد من أن موظفه قادر على إكمال المهمة بسرعة وبجودة كافية. بشكل عام ، يُعتقد أن التفويض هو أحد أهم وظائف المدير ، الذي يجب أن يوزع العمل بين مختلف الموظفين بحيث يتم إنجاز العمل بأسرع ما يمكن وبكفاءة وفعالية (بأقل التكاليف).

هناك قادة لا يلمسون أي عمل بأيديهم ، لكنهم يخبرون الآخرين فقط بما يجب عليهم فعله. في بعض الأحيان تصل مثل هذه المواقف إلى التطرف والسخافة ، عندما يقوم المدير بتفويض مهمة بسيطة إلى موظف ، ثم يقوم بعد ذلك بإجراء عدد لا نهائي من التعديلات الطفيفة. نتيجة لذلك ، يضيع كل من المدير ومرؤوسه الوقت ، لأنه في البداية سيكون من الأسهل على المدير أن يفعل ما يريد بمفرده. هناك أيضا نقيض آخر. عندما يفضل القائد عدم تفويض مهامه ، بل القيام بأقصى قدر من العمل بمفرده. يؤدي هذا إلى حقيقة أن الموظفين يمكن أن يكونوا عاطلين عن العمل تقريبًا. والمدير يعمل فوق طاقته. كلاهما متطرفان وغير صحيين.

هناك عدد من وظائف الإدارة الأساسية المعتمدة في معظم كليات إدارة الأعمال في العالم:

• تخطيط؛
• منظمة؛
• التحفيز؛
• مراقبة؛
• تنسيق.

تتشابك عملية التفويض بشكل وثيق مع كل من هذه الوظائف.

لماذا من المهم تفويض السلطة؟

• القائد الذي لا يفوضيمكن أن يؤدي التمكين بشكل صحيح إلى توقف الفريق عن العمل ويخاطر بالتورط في التفاصيل عندما تكون وظيفته تتبع الصورة الكبيرة. أهمية تفويض السلطة واضحة.
• المدير غير قادر فعليًا على تتبع جميع العمليات التجاريةفى الشركه. خاصة إذا كنا لا نتحدث عن شركة صغيرة ، ولكن عن مؤسسة مطورة ، لديها العشرات أو حتى المئات من الموظفين في موظفيها. بالمعنى الدقيق للكلمة ، يجب على المدير تحديد اتجاه لكل موظف أو قسم (وضع خطة) ، وتنظيم التنفيذ الفعال للخطة ، وتنسيق العمل مع الإدارات الأخرى أو موظفي الشركة ، و "طرد الجميع" ومراقبة أداء العمل بشكل دوري دون الوقوع في كل "الضوابط الدقيقة" الثقيلة ...
• تفويض الصلاحيات الهامة سيساعد في تدريب بعض الموظفينمهارات مهمة ستكون مفيدة للأعمال في المستقبل. لنفترض أن مديرك الأوسط استقال فجأة. ولكن نظرًا لأنك فوضت بعض صلاحياتك لموظف شاب واعد ، فسيكون جاهزًا في تلك اللحظة لاستبدال الشخص الذي تم فصله فجأة (أو تم تركه حسب الرغبة) ؛
• تفويض السلطة فرصة للنظرمن بين الموظفين قادر على ماذا في "المهام الحقيقية" ، وليس بالكلمات.
• يمكن الحصول على أقصى تأثير من خلال تفويض تلك المهامأن مرؤوسك يمكن أن يؤدي بشكل أفضل منك. على سبيل المثال ، يتمتع الطالب المتدرب بالكثير من الطاقة وهو على استعداد لتولي أي وظيفة تقريبًا في بعض الأحيان. في الوقت نفسه ، يمكن للطلاب ، نظرًا لسنهم ، إظهار إنتاجية عمالية هائلة. في وقت قصير ، يمكنهم تجريف طبقة كبيرة من العمل. وسيكمل مبرمج محترف في إحدى الأمسيات مهمة يمكن للطالب عديم الخبرة أن يكافح معها لمدة أسبوع إذا لم يكن لديه خبرة مماثلة. اختر دائمًا موظفًا وفقًا للمهمة المطروحة.

في الواقع ، الإدارة وتفويض السلطة والإدارة هي مفاهيم متطابقة (synoniums).

كيفية تفويض السلطة بشكل صحيح

لتفويض السلطة بشكل صحيح ، يجب أن يكون لديك صفاء ذهني. أسوأ شيء يمكنك القيام به كقائد هو أن تكون غامضًا بشأن المهمة.، بدون تثبيت مكتوب للمهمة ومعايير تقييم واضحة. من خلال التحدث اللفظي ، فإنك تخاطر بأن يساء فهمك أو يتم تفسيرك على طريقتك الخاصة. علاوة على ذلك ، ليس من الحكمة تحديد موعد نهائي لمشروع كبير على أنه "بالأمس". إذا قمت بتعيين موظف مهمة كانت مشتعلة بالأمس ، فأنت مدير سيء. يجب عليك تحديد إطار زمني معقول ومراقبة تقدم العمل باستمرار. يمكنك استخدام معايير تحديد الهدف ذكيأو أي معايير أخرى.

بالإضافة إلى ذلك، اختيار موظف، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار اهتماماته وقدراته وميوله وكذلك معرفته وخبرته. ما مدى كفاءة يمكن أن ينجز هذه المهمة بالذات؟ من الجيد أن يكون هذا الموظف قد عمل بالفعل في مشاريع مماثلة. هذا سوف يقلل من احتمالية الفشل.

يجب تحميل الموظف المبتدئ بدون خبرة بمهام لن تكون صعبة للغاية عليه. أو ضع مرشدًا أكثر خبرة عليه.

نصيحة أخرى هي تحديد الأولوياتللمرؤوس. على سبيل المثال ، إذا كان هذا الاختصاصي مثقلًا بالعمل ، ثم منحه مهمة جديدة ، فيجب تسريحه من بعض الأعمال الأخرى. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بإصابة الموظف بانهيار عصبي. أسوأ - إذا كان يعاني من متلازمة الإرهاق المهني أو تبدأ مشاكل الصحة البدنية.

من غير المرجح أن يكمله الشخص غير المهتم بمشروع ما في الوقت المحدد وبجودة كافية. على العكس من ذلك ، يمكن للموظف الشغوف أن يتجاوز كل توقعاتك.

مبادئ التفويض

بعد اختيار المؤدي ، يمكنك المتابعة إلى تفويض السلطة. وهنا من المهم تحديد النتيجة المرجوة بوضوح. إذا أعطيت مهمة إلى مبرمج ، فلن يضر إعداد ما يسمى TK (مهمة فنية) ، والتي ستصف بالتفصيل النتيجة النهائية لعمل المبرمج. وكلما تم وصف النتيجة النهائية بشكل أكثر تفصيلاً ويمكن الوصول إليها ، كلما اقتربت من النتيجة المتوقعة.

حتى لو أعطيت مهمة تتضمن نهجًا إبداعيًا (تصميم شعار) ، فلا يزال عليك وصف نوع النتيجة التي تريد الحصول عليها. ما الذي يجب تصويره على الشعار المستقبلي ، ما هو نظام الألوان المفضل للشعار ، أمثلة الشعارات التي تعجبك. من تجربتي الخاصة ، كنت مقتنعا أنه كلما وصفت الشروط المرجعية بالتفصيل ، كلما كانت النتيجة أفضل.

إذا لم تصف المهمة كتابيًا وستتحدث بكل شيء بالكلمات ولن يتذكر المرؤوس دائمًا ما تقصده - هذا ، بالطبع ، يبدو سلبًا على دافع الموظف. وبالتالي ، إذا قمت بتعيين مهمة (خطة) بشكل غامض ، فإنك بذلك تحبط الموظف (الدافع). يمكن الحصول على نفس التأثير السلبي من خلال تحديد مواعيد نهائية مستحيلة عمدا. كل هذا متأصل في المديرين السيئين.

دقة أخرى يجب أن تتذكرها ليست فقط احتياجات الشركة ، ولكن أيضًا ما يريده هذا الموظف بالضبط. يختلف الدافع من شخص لآخر.بالنسبة لشخص ما ، فإن المال فقط هو ذو أهمية قصوى وسوف يكون مدفوعًا جيدًا بمكافأة محتملة. من ناحية أخرى ، الاعتراف مهم. للثالث - شيء آخر. يوضح هرم ماسلو التحفيزي هذه الفكرة جيدًا. فيما يلي فقط الأولويات في هرم الاحتياجات لكل فرد يمكن أن تكون مختلفة بشكل خطير.

التفاصيل قدر الإمكانما تريد الحصول عليه من الموظف ، حيث ستذهب حدود سلطته ، اتفق على جدول زمني لنقاط التفتيش عندما تتحقق من مرحلة العمل. من ناحية أخرى ، سيسمح ذلك للموظف ألا يضل طريقه وستقوم بإجراء تعديلات في الوقت المناسب على عمله. من ناحية أخرى ، من خلال القيام بذلك ، ستقوم بوظيفة إدارية مهمة أخرى - هذه هي التحكم.

نصيحة أخرى. يوافق علىعمل مرؤوس مع الإدارات والزملاء الآخرين. بسبب نقص التنسيق وقلة التنسيق ، تظهر المشاكل من نواح كثيرة. أيضًا ، يجب تمكين الموظف بجميع الصلاحيات اللازمة وتزويده بكمية كافية من جميع الموارد اللازمة. الناس والمال والمعدات.

عند أداء العمل ، قد يتم الاتفاق مسبقًا على الإطار الذي ستكون المبادرة مناسبة فيه. المستوى الأول هو عندما يجب على الشخص القيام بالمهمة وانتظار المزيد من التعليمات القيمة. أي أن المبادرة غير مرحب بها. وخامس أعلى مستوى من المبادرة وحرية الاختيار في كيفية تنفيذ المشروع هو التفويض المطلق ، عندما لا يكون المرؤوس مقيدًا بأي شيء. الحد الأقصى من الحرية في تنفيذ المشروع مناسب للأشخاص المبدعين والمهنيين الناجحين ، لأنهم ، كقاعدة عامة ، لا يحبون الأطر شديدة الصلابة ويميلون إلى القيام بالعمل مع وضع عقولهم في الاعتبار.

عند تعيين المهام ، فإن الأمر يستحق الحصول على اتصال مُعالج من المؤدي. ما رأيك في هذه المهمة ، في أي إطار زمني سيكون جاهزًا لتنفيذ هذا المشروع وما هي الخيارات لحل المهمة التي يراها وما هي الصعوبات غير المتوقعة التي قد تكون. في حال بدأت بفرض رؤيتك الخاصة على الموظف لكيفية إنجاز مهمة معينة ، فقد لا تسمع أفكارًا أكثر إثارة للاهتمام ، وقد يصاب الموظف بالاكتئاب لأنها مفروضة عليه ليست بالشكل الأمثل في رأيه. ، حل للمشكلة. يجدر البحث عن شراكات مع المرؤوسين. يمكن أن يؤدي مخطط "كما قلت ، سيكون كذلك" إلى حقيقة أن المدير سيُلقى في مواجهة خطاب استقالة بمحض إرادته. يجب ألا تنسى أبدًا العامل البشري.

من المستحسن عند تفويض السلطة ، أن يكون الموظف مستقلاً بدرجة كافية في تنفيذ المشروع وفي بعض الأحيان فقط ينسق شيئًا معك. إذا اتصل بك المرؤوسون بشأن كل مسألة صغيرة ، فسيتم فقد معنى التفويض. الفكرة الرئيسية لتفويض السلطة هي أن يتولى الموظف مهمة ويقوم بحلها. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون لدى القائد الوقت لحل المشكلات الأخرى وتنسيق المشاريع الأخرى. يجب أن يتمتع المتخصصون المحليون الذين تفوضهم شيئًا ما بالمعرفة والكفاءة لحل المهمة في بعض الأحيان بشكل أسرع وأكثر كفاءة من المدير بسبب تقسيم العمل وحقيقة أنهم يواجهون مهام مماثلة كل يوم.

بمجرد أن أصبح لدي مدير ، بدلاً من تقييم نتيجة عملي وتحديد المهام بوضوح ، نظر باستمرار إلى الكود المصدري لبرنامجي (عملت كمبرمج). ثم أجرى مثل هذه التعديلات هناك لدرجة أنني غالبًا ما توقفت عن فهم كيفية عمل البرنامج. ونتيجة لذلك ، فقد أدى ذلك إلى إبطاء عملي ، وإبطاء عمل المشرف المباشر ، ونتيجة لذلك ، كان عملنا المشترك غير فعال للغاية.

بعد أن كلف الموظف بمهمة ، يحتاج إلى أن يتم تزويده بدعم معقول. على سبيل المثال ، من جانب المدير المباشر. هذا ينطبق بشكل خاص على المشاريع المعقدة. على أقل تقدير ، يجب أن يكون دعمًا معنويًا.

عند تعيين المهام ، قد يكون من المفيد تنويع المهام. كقاعدة عامة ، لا يحبها الموظفون حقًا عندما يتم إلقاء عمل خشن وغير إبداعي عليهم. على سبيل المثال ، طلب تقديم تقرير وعدم حتى شرح سبب الحاجة إليه. إذا كان المرؤوس لا يفهم معنى العمل الذي يتم تنفيذه ، فمن غير المرجح أن يقوم بذلك بجودة وحماس كافيين.

في حالة قيامك بشرح للموظف أهمية العمل المنجز وشرح ما يعتمد على هذا العمل ، فإنه سيزيد من دافعية الموظفين ومن غير المرجح أن يحاول التهرب من هذا العمل. إذا كان الموظف لا يريد القيام بهذا العمل ، فمن المفيد فهم السبب ومن الممكن اختيار مؤدٍ آخر لهذا العمل. يجب تنمية الاحتراف والاستقلالية في موظفيهم. لكن في نفس الوقت ، يجب نقل الصلاحيات على مراحل.

أخطاء كبيرة في نقل السلطة

إذا كنت لا تستطيع أن تشرح بوضوح ووضوح ودقة ما تريد تحقيقه من مرؤوسك ، فإن 100٪ من الفشل المحتمل للمشروع يقع على ضميرك.

عند تعيين مهمة ، تحتاج إلى سماع التعليقات أيضًا. هل فهم المؤدي ما هو متوقع منه وكيف فهمه.

جانب آخر - عند تفويض السلطة ، يجب أن تأخذ في الاعتبار الخصائص الفردية للشخص الذي تقدم التعليمات إليه. ما مدى رضائه ، ومدى ثباته العاطفي ، ومدى انشغاله بالعمل. يمكن للموظف المثقل بالعمل ببساطة أن يفزع أو ينفد إذا كان عبء العمل أكبر.

كما كتب ستيفن كوفي ، يجب معاملة مرؤوسيك بعناية واحترام. ثم سيقومون بدورهم بإبرازها على ثقافة الشركة والعملاء النهائيين. وفي حالة الإخفاقات أو الإخفاقات ، يجب أن يتبع ذلك ، وليس تيارًا غير مقيد عاطفيًا من المشاعر.

عند تقسيم السلطات ، يجب أن تدرك أنه لا يمكن تفويض كل شيء ويجب عدم تفويض بعض الأشياء.

ما هي الصلاحيات التي لا ينبغي تفويضها

لا ينبغي تفويض تطوير الاستراتيجية. على سبيل المثال ، يمكنك إزالة نفسك تمامًا من الإدارة اليومية للشركة إذا كنت المالك. ولكن إذا توقفت عن تحديد اتجاه تطوير مشروع أو عمل تجاري ، فليس من الواضح تمامًا كيف يمكن أن ينتهي هذا.

في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، من المفيد المشاركة بشكل مستقل في تعيين الموظفين ، وعدم إعطاء كل هذا العمل لمتخصصي الموارد البشرية.

إذا كانت لديك مهام عاجلة للغاية أو ذات أولوية عالية أو عالية الخطورة ، فيجب عليك القيام بذلك بنفسك. خلافًا لذلك ، هل يمكنك اعتبار نفسك مديرًا كبيرًا أو رائد أعمال؟

يمكن توسيع قائمة المهام هذه أو تضييقها. لكن معظم خبراء الإدارة يتفقون على أنه لا ينبغي تفويض هذه المهام.

خلاصة القول ، التفويض الفعال للسلطة يفترض أنك ستفكر قبل تفويض شيء ما. يجب أن يعمل التفويض على أهم المهام ونقل جزء من عملهم إلى المرؤوسين.